پیش از اینکه سراغ برگزاری یک نظرسنجی در سازمان خود بروید، بهتر است یک برنامه کلی داشته و با تایم لاین مربوط به فرآیندهایی که از ابتدا تا انتها رخ می‌دهند، آشنا باشید. این فرآیندها به طور کلی به سه دسته اصلی یعنی فرآیندهای پیش از اجرای نظرسنجی، فرآیندهای هنگام اجرای نظرسنجی و فرآیندهای پس از اجرای نظرسنجی، تقسیم می‌شوند. در ادامه، اقداماتی که باید در هر مرحله انجام شوند را مورد بررسی قرار می‌دهیم و تایم لاین پیشنهادی کندو را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
پیش از اجرای نظرسنجی
- زمان مورد نیاز: ۱ الی ۳ هفته
پیش از اینکه نظرسنجی را برگزار کنید، باید اطلاعات کاملی درباره آن به کارمندان خود ارائه دهید. بهتر است ابتدا به وسیله ایمیل و جلسات عمومی با آن‌ها درباره اهمیت این نظرسنجی و علت برگزاری آن صحبت کنید. اینجا می‌توانید نمونه ایمیل‌های اطلاع‌رسانی درباره نظرسنجی را مشاهده کنید. یکی از مهم‌ترین مسائلی که باید در این مرحله و همچنین مراحل بعد انجام دهید، تأکید بر ناشناس بودن نظرسنجی است. این کار علاوه بر اینکه نرخ مشارکت در نظرسنجی را افزایش می‌دهد، باعث افزایش اعتماد کارمندان به سازمان و افزایش صداقت آنت‌ها در پاسخگویی به سوالات نظرسنجی می‌شود.
هنگام اجرای نظرسنجی
- زمان مورد نیاز: ۲ الی ۳ هفته
پس از اینکه اطلاع‌رسانی‌های لازم انجام شد، با ارسال ایمیل و پیامک دعوت به نظرسنجی، از کارمندان خود درخواست می‌کنید که نظرسنجی شرکت کنند. پیشنهاد می‌شود در طول زمان برگزاری نظرسنجی نیز دو ایمیل یادآوری ارسال کنید و با تاکید بر اهمیت مشارکت در نظرسنجی، از آن‌ها بخواهید فرصتی برای پاسخ دادن به آن اختصاص دهند.
پس از اجرای نظرسنجی
- مدت زمان مورد نیاز: حدود ۱ ماه برای بررسی نتایج و تهیه لیست اقدامات اصلاحی، حدود 2 ماه برای انجام اقدامات لازم
بعد از اتمام مهلت شرکت در نظرسنجی، کار اصلی شما آغاز می‌شود. اقداماتی که پس از نظرسنجی انجام می‌دهید، تاثیر زیادی روی اعتماد کارمندان به سازمان و میزان مشارکت آن‌ها در نظرسنجی‌های آینده خواهند داشت. حالا نوبت آن فرا رسیده که به کارمندان خود ثابت کنید نظرات آن‌ها ارزشمند است و شما واقعا قصد دارید محیط کار بهتری برای آن‌ها بسازید.
اولین اقدامی که پس از اتمام اجرای نظرسنجی باید انجام دهید، تشکر از کارمندان است. می‌توانید با ارسال یک ایمیل تشکر، از افرادی که در نظرسنجی شرکت کردند، قدردانی کنید.
همچنین، در این مرحله داده‌های نظرسنجی توسط کندو در اختیار شما قرار می‌گیرند. پیشنهاد می‌کنیم این داده‌ها را به خوبی بررسی کنید و نتایج بررسی‌های خود را با کارمندان به اشتراک بگذارید. برای این کار، کافی است در ایمیل اطلاع‌رسانی نتایج، حوزه‌های اصلی که در آن‌ها عملکرد خوبی داشتید و همچنین حوزه‌هایی که نیازمند بهبود هستند را مشخص کنید.
پس از آن، جلسات مختلفی بین مدیرعامل، مدیران ارشد، مدیران میانی، تیم منابع انسانی و کارمندان برگزار خواهد شد. در این جلسات، با توجه به حوزه‌هایی که در آن عملکرد ضعیف‌تری داشته‌اید، لیستی از اقدامات اصلاحی مورد نیاز را تهیه کنید و به اجرای آن متعهد باشید. فراموش نکنید که بدون تلاش برای بهبود وضعیت سازمان، اجرای نظرسنجی فایده‌ای برای شما و کارمندانتان نخواهد داشت.
سعی کنید پیشرفت انجام اقدامات اصلاحی را همواره زیر نظر داشته باشید و آن را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. همچنین، می‌توانید نظرات آن‌ها درباره این اقدامات را جویا شوید و ابهامات احتمالی را برطرف کنید. با تکرار نظرسنجی در بازه‌های زمانی مشخص، از تأثیر این اقدامات و یا سایر چالش‌های پیش روی کارکنان آگاه شوید.
تایم لاین پیشنهادی کندو
در بخش‌های پیشین به طور کلی با مراحل اصلی برگزاری یک نظرسنجی آشنا شدیم. در ادامه تایم لاین پیشنهادی کندو برای هرکدام از این مراحل و اقدامات را با شما به اشتراک می‌گذاریم. شما می‌توانید با توجه به شرایط سازمان خود و منابعی که در اختیار دارید، این تایم لاین را شخصی‌سازی کنید.
فرض کنیم می‌خواهیم در تاریخ ۳۰ دی این نظرسنجی را برگزار کنیم.
- ارسال ایمیل معرفی نظرسنجی: ۱۹ دی
- برگزاری جلسه با مدیران میانی: ۲۳ دی
- برگزاری جلسه‌های عمومی با کارمندان برای توضیح فرآیند و اهمیت نظرسنجی: ۲۶ دی
- شروع نظرسنجی و دعوت کارمندان به شرکت در آن: ۳۰ دی
- ارسال ایمیل یادآوری اول: ۴ بهمن
- ارسال ایمیل یادآوری دوم: ۸ بهمن
- اتمام نظرسنجی: ۱۰ بهمن
- ارسال ایمیل تشکر: ۱۱ بهمن
- بررسی نتایج: ۱۴ الی ۲۱ بهمن
- ارسال ایمیل اطلاع‌رسانی نتایج: ۲۳ بهمن
- تهیه لیست اقدامات اصلاحی: ۲۴ بهمن الی ۸ اسفند
- اطلاع‌رسانی درباره لیست اقدامات اصلاحی: ۹ اسفند
- آغاز انجام اقدامات: از ۱۰ اسفند تا آغاز نظرسنجی بعدی ( ۳۱ فروردین)
