نظرسنجی کارکنان ابزاری ارزشمند برای به دست آوردن بینش عمیق‌تر، درک احساسات کارکنان و ایجاد تغییرات مثبت در محیط سازمان‌ها است. با این حال، موفقیت این نظرسنجی‌ها به یک عامل مهم وابسته است: نرخ مشارکت و پاسخ‌دهی کارکنان.
بدون مشارکت فعال تمامی کارکنان سازمان، نتایج نظرسنجی و داده‌های حاصل از آن، برای بررسی مسائل و چالش‌های فعلی سازمان کافی نیستند.
یکی از مواردی که در افزایش نرخ مشارکت کارکنان اثر گذار است، ارسال پیام‌های یادآوری یا Reminder شرکت در نظرسنجی است. ریمایندرهای اصولی، به طور قابل توجهی نرخ پاسخ‌دهی را افزایش می‌دهند. بررسی‌ها نشان داده است که در طی 2 تا 3 روز اول پس از شروع فرآیند نظرسنجی، میزان پاسخ‌ها و مشارکت افراد با کاهش روبرو می‌شود. بنابراین، در این زمان، ارسال پیام یادآور برای افزایش نرخ مشارکت کارمندان در نظرسنجی، ضروری است.
یادآور نظرسنجی باید شامل چه مواردی باشد؟
- لینک شرکت در نظرسنجی
- تاکید بر محرمانه بودن نظرسنجی و اهمیت نظرات کارکنان سازمان
- مهلت شرکت در نظرسنجی
پیام‌های یادآوری چه زمانی باید ارسال شوند؟
هیچ رویکرد و زمانبندی استانداردی برای ارسال یادآور وجود ندارد. این موضوع کاملا به جدول زمانی نظرسنجی و نرخ پاسخگویی اعضای سازمان شما بستگی دارد. معمولا بهتر است آن را 2 تا 3 روز پس از شروع فرآیند و همچنین کمی قبل از اتمام مهلت شرکت در نظرسنجی برای کارکنان ارسال کنید.
حتی در صورتی که نرخ مشارکت کارکنان در سازمان شما بالا است، بهتر است جهت اطمینان از مشارکت کامل همه افراد، پیام‌های یادآوری را برای کارکنان ارسال کنید.
چند نکته برای ارسال یادآور نظرسنجی
در ادامه، نکاتی برای ارسال پیام‌های یادآوری یا ریمایندر، جهت افزایش نرخ پاسخ‌دهی به نظرسنجی آورده شده است.
ارسال پیام‌های به‌موقع و شخصی‌سازی شده
ارسال یادآورهای به موقع و شخصی، یکی از موارد تاثیرگذار در افزایش نرخ پاسخ‌دهی نظرسنجی است. پیام‌های یادآوری را برای هر فرد شخصی سازی کرده و آن‌ها را با نامشان خطاب کنید. با شخصی‌سازی متن پیام‌های یادآور، میزان اهمیت مشارکت هر فرد در نظرسنجی را نشان می‌دهید.
ابراز قدردانی
اگر بار چندم است که نظرسنجی را برگزاری می‌کنید، در پیام‌های یادآوری، برای تشکر از کسانی که قبلاً در نظرسنجی شرکت کرده‌اند وقت بگذارید و بر نتایج مثبتی که در نتیجه بازخورد آن‌ها اتفاق افتاده است، تاکید کنید. برای نوشتن متن قدردانی و تاکید بر نقش افراد در شکل دادن به سازمان و ایجاد یک محیط کاری مثبت، از زبانی صمیمانه استفاده کنید.
علاوه بر این، به رسمیت شناختن دستاوردهای کارکنان و نتایج مرتبط با نظرسنجی را نیز در نظر داشته باشید. برای مثال، می‌توانید تیم‌های برتر با بالاترین نرخ پاسخ‌دهی را معرفی کنید. این کار فضایی رقابتی ایجاد کرده و دیگران را نیز تشویق می‌کند تا در نظرسنجی شرکت کنند.
ایجاد احساس فوریت
تعیین محدودیت زمانی و ایجاد احساس فوریت باعث می‌شود تا افراد سریع‌تر در نظرسنجی شرکت کنند. در متن یادآوری، مهلت شرکت در نظرسنجی و پیامدهای از دست دادن فرصت برای ارائه بازخورد را بیان کنید. علاوه بر ایجاد احساس فوریت، درباره پیشرفت نظرسنجی و مواردی مانند اینکه که تا این لحظه چند نفر در نظرسنجی شرکت کرده‌اند، در ریمایندرها اطلاعات بدهید. این به‌روزرسانی‌ها درباره وضعیت پیشرفت، می‌تواند رقابت سالمی بین افراد سازمان ایجاد کرده و آن‌ها را به مشارکت برای کمک به دستیابی به اهداف نظرسنجی، تشویق کند.
استفاده از چندین کانال ارتباطی
استفاده از چندین کانال ارتباطی باعث افزایش تاثیرگذاری پیام‌های یادآوری برای کارکنان می‌شود. علاوه بر ایمیل، از پلتفرم‌های پیام‌رسانی داخلی شرکت استفاده کنید. استفاده از این پلتفرم‌ها همچنین باعث تسهیل ارتباطات درون سازمانی شده و کارکنان می‌توانند سوالات خود درباره نظرسنجی را در لحظه از افراد مربوطه بپرسند.
همچنین با استفاده از کانال‌های ارتباطی مختلف از جمله ایمیل، sms و شبکه‌های اجتماعی، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه افراد سازمان لینک شرکت در نظرسنجی را دریافت کرده‌اند یا خیر.
پاسخ به سوالات و چالش‌ها
ممکن است دلیل شرکت نکردن برخی از افراد در نظرسنجی، ابهامات و چالش‌هایی باشد که درباره آن داشته‌اند. ارسال پیام‌های یادآوری فرصت خوبی برای پاسخ به سوالات و چالش‌های این افراد است. می‌توانید فایل PDF یا لینک پاسخ به سوالات متداول نظرسنجی را در متن یادآوری درج کنید.
در راهنمای “سوالات متداول نظرسنجی” سوالات پرتکرار مربوط به برگزاری نظرسنجی به همراه پاسخ آورده شده است که می‌توانید از آن برای ایجاد فایل سوالات متداول مخصوص سازمان خود استفاده کنید.
نمونه متن یادآوری شرکت در نظرسنجی
در ادامه یک نمونه متن پیام یادآوری، آورده شده است. می‌توانید از الگوی زیر به عنوان منبع الهام برای نوشتن پیام‌های یادآوری دوستانه و موثر در سازمان خود استفاده کنید. قدردانی از کسانی که در نظرسنجی شرکت کرده‌اند را فراموش نکنید و با لحنی دوستانه دیگران را به شرکت در نظرسنجی تشویق کنید. علاوه بر این، بر محرمانه بودن اطلاعات کارکنان و اهمیت بازخورد آن‌ها در شکل دادن به آینده سازمان تاکید کنید.
“موضوع: یادآوری شرکت در نظرسنجی
[نام کارمند] عزیز،
امیدواریم حالت خوب باشد.
ممنون از همه افرادی که در نظرسنجی شرکت کردند. برای افرادی که هنوز فرصت شرکت در نظرسنجی را پیدا نکرده‌اند، لازم است یادآوری کنیم که مهلت شرکت در این نظرسنجی به زودی و ظرف [تعداد روز باقی مانده تا پایان فعال بودن نظرسنجی] تمام می‌شود.
بازخورد شما تاثیر زیادی در شکل دادن به آینده سازمان و بهبود مشکلات آن دارد. به شما این اطمینان را می‌دهیم که تمام پاسخ‌ها کاملا محرمانه بوده و از داده‌های تجمیعی صرفا برای درک بهتر شرایط فعلی سازمان و بخش‌های نیازمند بهبود استفاده می‌کنیم.
تکمیل نظرسنجی فقط [زمان تخمینی] زمان می‌برد، و پاسخ‌های تک تک شما برای ما ارزشمند است.
لینک نظرسنجی: [لینک]
پیشاپیش از زمانی که برای انتقال نظرات ارزشمند خود به ما اختصاص می‌دهی، متشکریم.
با احترام، [نام شما] [عنوان/سازمان]”
نمونه ارائه شده می‌تواند از طرف مسئول منابع انسانی، مدیرعامل و یا مدیران میانی برای کارکنان نوشته و ارسال شود.
این نمونه صرفا منبعی برای ایده گرفتن است و بهتر است آن را مطابق با فرهنگ و نوع ارتباطات درون سازمانی خود تغییر دهید.
