در شرایط ایده‌آل، همه‌ی کارمندان پس از دریافت ایمیل دعوت به نظرسنجی در آن شرکت می‌کنند. اما در واقعیت چنین اتفاقی رخ نمی‌دهد. پس از گذشت چند روز از آغاز نظرسنجی، از تعداد شرکت‌کنندگان کاسته می‌شود. در چنین شرایطی، ارسال ایمیل‌های یادآوری برای بالا بردن نرخ مشارکت ضروری است. در ادامه به جزئیات مهم این نوع ایمیل می‌پردازیم و سپس ۵ نمونه پیشنهادی کندو را با شما به اشتراک می‌گذاریم.
نکات مهم درباره ایمیل یادآوری
ایمیل یادآوری در بالا بردن نرخ مشارکت در نظرسنجی نقش مهمی ایفا می‌کند. بنابراین، محتوای آن باید با دقت و توجه کافی نوشته شوند. نظرسنجی به صورت ناشناس برگزار می‌شود و از آنجایی که سازمان شما به هویت شرکت‌کنندگان دسترسی نخواهد داشت، باید ایمیل یادآوری را برای تمام کارمندان ارسال کنید. به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم حتما در آن از کارمندانی که پیش‌تر در نظرسنجی شرکت کردهاند، تشکر کنید. اینجا می‌توانید بیشتر درباره سیاست‌های ناشناس بودن پاسخ‌ها در کندو مطالعه کنید.
در ایمیل یادآوری باید یک بار دیگر بر ناشناس بودن نظرسنجی تأکید کنید. همچنین، لینک شرکت در نظرسنجی را به همراه این ایمیل برای کارمندان خود ارسال کنید. پیشنهاد می‌کنیم به تاریخ پایان نظرسنجی، مهلت شرکت در آن، تعداد سوالات و یا زمان مورد نیاز برای پاسخ دادن به آن‌ها نیز اشاره کنید.
با توجه به تایم‌لاین نظرسنجی، می‌توانید دو ایمیل یادآوری برای کارمندان ارسال کنید. بهتر است یک ایمیل پس از گذشت نیمی از زمان نظرسنجی و ایمیل دیگر در فاصله کوتاهی تا پایان نظرسنجی ارسال شود. در این لینک می‌توانید بیشتر درباره تایم‌لاین نظرسنجی مطالعه کنید.
به یاد داشته باشید که ایمیل یادآوری آخرین فرصت شما برای تشویق کارمندان به شرکت در نظرسنجی است. در این ایمیل به کارمندان خود یادآوری کنید که با شرکت در این نظرسنجی، می‌توانند در بهبود شرایط کاری در سازمان نقش مهمی داشته باشند. نظرات آن‌ها ارزشمند است و سازمان شما باید اطمینان حاصل کند که تمام کارمندان از این مسئله آگاه هستند.
یکی از راه‌های تشویق کارمندان به شرکت در نظرسنجی، ایجاد یک فضای رقابتی بین تیم‌ها است. با اینکه هویت افرادی که در نظرسنجی شرکت کردهاند ناشناس است، اما کندو آماری از تعداد شرکت‌کنندگان هر تیم در اختیار شما قرار خواهد داد. بدین ترتیب، می‌توانید در ایمیل یادآوری گزارشی از میزان مشارکت هر تیم ارائه بدهید و بین تیم‌های مختلف سازمان رقابت ایجاد کنید. اینجا می‌توانید بیشتر درباره جزئیات مربوط به میزان مشارکت و به اشتراک گذاشتن آن مطالعه کنید.
نمونه ایمیل‌های یادآوری
در ادامه ۵ نمونه ایمیل یادآوری را با شما به اشتراک می‌گذاریم. می‌توانید به جای نوشتن یک ایمیل جدید، از این نمونه‌ها استفاده کنید. اما بهتر است متن نمونه را کمی تغییر بدهید و آن را با توجه به فرهنگ سازمان خود شخصی‌سازی کنید.
نمونه ۱
[نام کارمند] عزیز؛
امیدواریم حالتان خوب باشد.
از همه افرادی که تا کنون در نظرسنجی شرکت کردهاند، سپاسگزاریم. برای افرادی که هنوز فرصت شرکت در نظرسنجی را پیدا نکرده‌اند، لازم است یادآوری کنیم که مهلت شرکت در این نظرسنجی به زودی و ظرف [تعداد روزهای باقی‌مانده] به اتمام می‌رسد.
بازخورد شما تاثیر زیادی در آینده [نام سازمان] و بهبود مشکلات آن دارد. به شما این اطمینان را می‌دهیم که پاسخ‌ها کاملا محرمانه بوده و از داده‌های تجمیعی صرفا برای درک بهتر شرایط فعلی سازمان و بخش‌های نیازمند بهبود استفاده می‌کنیم.
تکمیل نظرسنجی فقط [مدت زمان مورد نیاز] دقیقه زمان می‌برد و پاسخ‌های تک تک شما برای ما ارزشمند است.
لینک نظرسنجی: [لینک]
پیشاپیش از زمانی که برای انتقال نظرات ارزشمند خود به ما اختصاص می‌دهید، متشکریم.
با احترام
[نام کارمند منابع انسانی]
نمونه ۲
همکاران عزیز [نام سازمان]؛
امیدواریم که اغلب شما تا کنون در نظرسنجی ما شرکت کرده باشید. [تاریخ پایان نظرسنجی] آخرین روز برای شرکت در این نظرسنجی است و ما به کمک شما نیاز داریم! ما می‌خواهیم بدانیم چه مسائلی برای شما مهم هستند و حال شما در محل کار چطور است. ممکن است مسائلی از چشم تیم منابع انسانی پنهان مانده باشد. در این صورت، اطلاع از این مسائل به ما کمک می‌کند محیط کاری بسازیم که شما بتوانید در آن بهترین عملکرد خود را داشته باشید.
به یاد داشته باشید که این نظرسنجی:
- کوتاه است: پاسخ دادن به آن حدود [مدت زمان مورد نیاز] دقیقه طول می‌کشد.
- محرمانه است: نظرسنجی‌ها توسط پلتفرم کندو و به طور ۱۰۰ درصد ناشناس برگزار می‌شوند. هیچ کدام از پاسخ‌ها به صورت جداگانه در اختیار ما قرار نمی‌گیرند و تنها نتایج نظرسنجی در قالب داده‌های تجمیعی برای ما ارسال می‌شوند. پس لطفا در پاسخ به سوالات صادق و صریح باشید.
- کاربردی است: شرکت در این نظرسنجی بیهوده نیست. ما قصد داریم بر اساس نتایج به دست آمده تغییراتی در راستای بهبود سازمان ایجاد کنیم.
از اینکه برای ساختن محیط کاری بهتر به ما کمک می‌کنید، متشکریم.
با احترام
[نام کارمند منابع انسانی]
نمونه ۳
[نام کارمند] عزیز؛
این آخرین یادآوری برای شرکت در نظرسنجی سازمانی [نام سازمان] است. از اینکه نظر خود را با ما به اشتراک می‌گذارید بی‌نهایت سپاسگزاریم و اگر پیش از این در نظرسنجی شرکت کرده‌اید، برای ارسال این ایمیل از شما عذرخواهی می‌کنیم.
نظرسنجی تا [تاریخ پایان نظرسنجی] فعال خواهد بود. برای شرکت در آن می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید:
[لینک]
شرکت در نظرسنجی به [مدت زمان مورد نیاز] دقیقه زمان نیاز دارد. لازم به یادآوری است که این نظرسنجی کاملا ناشناس بوده و توسط پلتفرم کندو برگزار می‌شود. بدین ترتیب، ما به صورت مستقیم به پاسخ‌های شما دسترسی نخواهیم داشت و صرفا داده‌های تجمیعی این نظرسنجی در اختیار ما قرار خواهند گرفت.
از اینکه برای شرکت در نظرسنجی وقت می‌گذارید، سپاسگزاریم.
با احترام
[نام کارمند منابع انسانی]
نمونه ۴
با سلام؛
این ایمیل، یک یادآوری برای شرکت در نظرسنجی [نام نظرسنجی] است که چند روز پیش آغاز آن را اعلام کردیم: [لینک]
اگر قبلا در این نظرسنجی شرکت کرده‌اید، این ایمیل را نادیده بگیرید. این نظرسنجی به صورت ناشناس برگزار می‌شود و ما به هویت افرادی که در آن شرکت کردهاند دسترسی نداریم. به همین دلیل، ایمیل یادآوری برای تمام کارمندان ارسال می‌شود.
اگر اطلاعیه‌های قبلی را از دست داده‌اید، باید بگوییم که هدف از برگزاری این نظرسنجی، بررسی مشکلات و مسائل موجود در [نام سازمان] و تلاش برای ایجاد یک محیط کاری خوب است که در آن افراد با پیشینه‌ها و توانایی‌های مختلف توانایی رشد و پیشرفت را دارند. این نظرسنجی کمک می‌کند صدای افرادی که به دلایل مختلفی به حاشیه رانده شده‌اند، شنیده شود.
برای شرکت در نظرسنجی به [مدت زمان] دقیقه زمان نیاز خواهید داشت. لینک نظرسنجی تا تاریخ [تاریخ پایان نظرسنجی] فعال خواهد بود. به یاد داشته باشید که نظرات شما برای ما ارزشمند هستند و با شرکت در این نظرسنجی نقش مهمی در بهبود [نام سازمان] خواهید داشت.
با تشکر
[نام کارمند منابع انسانی]
نمونه ۵
[نام کارمند] عزیز؛
[نام سازمان] با همکاری پلتفرم کندو در حال برگزاری یک نظرسنجی ناشناس است تا از میزان رضایت کارمندان از محیط کاری خود مطلع شود.
با تشکر از افرادی که تا کنون در این نظرسنجی شرکت کردهاند؛ اگر هنوز فرصت شرکت در نظرسنجی را پیدا نکرده‌اید، می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید:
[لینک]
این نظرسنجی از [تعداد سوالات] سوال تشکیل شده و برای پاسخ دادن به آن تنها به [مدت زمان] دقیقه زمان نیاز خواهید داشت. لطفا تا تاریخ [تاریخ پایان نظرسنجی] در این نظرسنجی شرکت کنید. هرچه تعداد کارمندانی که در نظرسنجی شرکت می‌کنند بیشتر باشد، تشخیص نیازها و مشکلات و پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب آن‌ها ساده‌تر خواهد بود.
اگر سوالی درباره نظرسنجی دارید، می‌توانید با من در ارتباط باشید. به یاد داشته باشید که نظر شما برای ما بسیار ارزشمند است. از همکاری شما متشکریم.
با احترام
[نام کارمند منابع انسانی]
پیامک یادآوری
علاوه بر ایمیل، بهتر است از طریق پیامک نیز شرکت در نظرسنجی را به کارکنان خود یادآوری کنید. بدین ترتیب، می‌توانید از طریق کانال‌های ارتباطی مختلف از کارکنان خود بخواهید که در نظرسنجی شرکت کنند. در ادامه می‌توانید ۵ نمونه پیامک یادآوری پیشنهادی کندو را مشاهده کنید.
نمونه ۱
همکار عزیز [نام سازمان]
شما هنوز در نظرسنجی [نام نظرسنجی] که در تاریخ [تاریخ آغاز نظرسنجی] آغاز شد، شرکت نکرده‌اید. با شرکت در این نظرسنجی که ظرف [تعداد روزهای باقی‌مانده] به اتمام می‌رسد، ما را در شناسایی و بهبود مشکلات [نام سازمان] یاری کنید.
[لینک شرکت در نظرسنجی]
نمونه ۲
همکار عزیز [نام سازمان]
نظر شما برای مهم است! فراموش نکنید که در نظرسنجی [نام نظرسنجی] که از [تاریخ آغاز نظرسنجی] الی [تاریخ پایان نظرسنجی] برقرار است، شرکت کنید. این نظرسنجی از [تعداد سوالات] سوال تشکیل شده و کاملا ناشناس است. برای شرکت در نظرسنجی روی لینک زیر کلیک کنید:
[لینک شرکت در نظرسنجی]
نمونه ۳
[نام کارمند] عزیز
تنها [تعداد روزهای باقی مانده تا پایان نظرسنجی] روز وقت دارید تا در نظرسنجی [نام نظرسنجی] [نام سازمان] شرکت کنید و نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید. این نظرسنجی از [تاریخ آغاز نظرسنجی] شروع شده و تنها [تعداد سوالات] سوال دارد. از اینکه برای بهبود [نام سازمان] وقت می‌گذارید، سپاسگزاریم.
[لینک شرکت در نظرسنجی]
نمونه ۴
[نام کارمند] عزیز
شما می‌توانید نقش مهمی در بهبود [نام سازمان] ایفا کنید! نظرسنجی [نام نظرسنجی] از [تاریخ آغاز نظرسنجی] شروع شده و [تعداد روزهای باقی‌مانده] دیگر فرصت دارید تا در آن شرکت کنید. پیشاپیش قدردان همکاری شما هستیم.
[لینک شرکت در نظرسنجی]
نمونه ۵
همکار عزیز [نام سازمان]
شما هنوز در نظرسنجی [نام نظرسنجی] شرکت نکرده‌اید! تنها [تعداد روزهای باقی‌مانده] فرصت دارید تا با اشتراک‌گذاری نظرات خود، به بهبود [نام سازمان] کمک کنید. این نظرسنجی [تعداد سوالات] سوالی از [تاریخ آغاز نظرسنجی] آغاز شده است و می‌توانید با کلیک روی لینک زیر، به آن پاسخ دهید.
[لینک شرکت در نظرسنجی]
جمع‌بندی
در این مقاله به بررسی نکات مهم ایمیل یادآوری پرداختیم و ۵ نمونه پیشنهادی کندو را با شما به اشتراک گذاشتیم. بهتر است که هنگام برگزاری نظرسنجی، دو ایمیل یادآوری برای کارمندان خود ارسال کنید تا مطمئن شوید تعداد زیادی از آن‌ها در نظرسنجی شرکت کردهاند و نرخ مشارکت قابل قبولی به دست آمده است. بعد از اتمام نظرسنجی باید یک ایمیل تشکر برای کارمندان ارسال کنید و مراحل و اقدامات بعدی خود در رابطه با نظرسنجی را برای آن‌ها توضیح بدهید. در این لینک می‌توانید نمونه ایمیل‌های تشکر را مشاهده کنید.
