انتخاب سؤالات مناسب و اجرای نظرسنجی مشارکت کارکنان، تنها نیمی از فرآیند نظرسنجی است. مهم‌ترین کار پس از اجرای نظرسنجی، بررسی نتایج و تعیین اقدامات لازم براساس آن است. یکی از بزرگترین چالش‌های نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان، علاوه بر شناسایی فرصت‌های بهبود و انجام اقدامات مناسب، دانستن نحوه ارائه نتایج به کارمندان و مدیران است. به اشتراک گذاشتن نتایج و لیست اقدامات اصلاحی با کارکنان، علاوه بر اینکه حس اعتماد کارکنان نسبت به سازمان را افزایش می‌دهد، باعث افزایش مشارکت افراد در نظرسنجی‌های آتی سازمان نیز خواهد شد.
نتایج نظرسنجی باید با 3 گروه مهم در سازمان مطرح شوند:
- مدیران ارشد سازمان
- مدیران میانی
- کارمندان
در هر یک از این جلسات، باید موارد زیر با هر گروه به تناسب نیاز آن‌ها، به اشتراک گذاشته شود:
- نمرات شاخص‌های مختلف
- میزان مشارکت افراد
- نقاط قوت و نقاط ضعف
در ادامه، به بررسی نحوه ارائه نتایج نظرسنجی به این 3 گروه می‌پردازیم.
1- برگزاری جلسه با مدیریت ارشد سازمان
تیم مدیران ارشد شما باید اولین افرادی باشند که از نتایج نظرسنجی مطلع می‌شوند. معیارهای کلیدی و نکات مهم درباره شرکت را (چه مثبت و چه منفی) در جلسه‌ای با مدیران ارشد مطرح کرده و آن‌ها را با نتایج نظرسنجی گذشته یا معیارهای مورد نظر، برای درک بهتر شرایط فعلی مقایسه کنید.
در همین جلسه نقاط تمرکز برای تهیه لیست اقدامات اصلاحی انتخاب می‌شوند. برای انتخاب نقاط تمرکز بهتر است سوالاتی را انتخاب کنید که میزان اهمیت خیلی زیاد یا زیاد دارند و نیز نمره کل سازمان یا نمره مطلوبیت در آن‌ها پایین است.
خروجی این جلسه موارد زیر است:
- تصمیم گیری در خصوص اینکه چه نتایجی با مدیران میانی و چه نتایجی با کارمندان به اشتراک گذاشته شود.
- نهایی شدن لیست نقاط تمرکز
2- برگزاری جلسه با مدیران میانی
در گام بعدی بررسی نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان، تیم منابع انسانی باید در یک جلسه مجزا به ارائه اطلاعات دقیق‌تری از وضعیت کلی هر تیم به مدیران آن‌ها بپردازد. این جلسه می‌تواند یک جلسه مقایسه‌ای برای اعلام نتایج مشارکت در نظرسنجی به تفکیک تیم‌ها باشد و در آن وضعیت تیم‌های مختلف را به‌طور مقایسه‌ای با مدیران تیم‌ها بررسی کنید. در مورد نتایج حاصل از نظرسنجی به ویژه در مورد سوالات مربوط به میزان رضایت از مدیر، با مدیران گفتگو کنید.
همچنین پیشنهادهای مدیران هر تیم برای تعریف نقاط تمرکز در تیم آن‌ها و نیز در کل سازمان را نیز می‌توانید در این جلسه گردآوری کنید.
چند نکته درباره جلسات بررسی نتایج نظرسنجی با کارکنان
در جلسات ارائه نتایج نظرسنجی به کارمندان، رعایت نکات زیر اهمیت دارد:
از کارمندان برای مشارکتشان در نظرسنجی تشکر کنید
اولین چیزی که باید در این جلسات به آن بپردازید، قدردانی بابت زمانی است که افراد برای پاسخ به نظرسنجی و ارائه صادقانه نظرات خود اختصاص داده‌اند. با این کار به آن‌ها نشان می‌دهید که نظراتشان تا چه اندازه برای شما و کل سازمان اهمیت دارد.
علاوه بر زمینه‌های نیازمند بهبود، به نتایج مثبت نظرسنجی نیز بپردازید
علاوه بر اینکه در این جلسات به بررسی چالش‌ها و مسائل مربوط به تیم می‌پردازید، زمانی را به بررسی نتایج مثبت و نقاط قوت تیم و سازمان نیز اختصاص بدهید.
نقاط تمرکز و اقدامات اصلاحی را مشخص کنید.
مشخص کردن نقاط تمرکز و اقدامات لازم، نشان می‌دهد که شما فقط به نگرانی‌ها و مسائل کارمندان گوش نمی‌دهید، بلکه در واقع به آن‌ها رسیدگی می‌کنید.
پذیرای نظرات و پیشنهادات افراد باشید
هنگامی که انجام موارد بالا را به پایان رساندید، حتما فرصتی را برای شنیدن نظرات و پیشنهادات کارمندان اختصاص بدهید. نظرات آن‌ها می‌تواند در ارائه راهکارهای بهتر و تعیین اقدامات مناسب به شما کمک کند.
به برگزاری جلسات بازخورد ادامه دهید
بهتر است این جلسات را به‌صورت دوره‌ای، به‌طور مثال یک بار در ماه، برگزار کنید تا کارمندان بتوانند مسائل و دغدغه‌های جدید خود را نیز مطرح کنند. در این جلسات همچنین می‌توانید درباره نتایج اقدامات انجام شده بازخورد بگیرید و در صورت نیاز تغییراتی در برنامه‌ها و اقدامات مشخص شده ایجاد کنید.
4- اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی و نهایی کردن لیست
پس از برگزاری جلسات و دریافت نظرات اعضای تیم ها و مدیران میانی، مجددا یک جلسه بین تیم منابع انسانی با مدیران ارشد سازمان برگزار می شود. در این جلسه تمامی پیشنهاداتی که از مدیران میانی گردآوری شده است مورد بررسی قرار گرفته و اولویت هر یک از این پیشنهادات در کنار اقدامات پیشنهادی تیم منابع انسانی و مدیریت ارشد سازمان، تعیین می‌شود.
