نبض سنج

راهنما

برو به نبض سنج

انتخاب سؤالات مناسب و اجرای نظرسنجی مشارکت کارکنان، تنها نیمی از فرآیند نظرسنجی است. مهم‌ترین کار پس از اجرای نظرسنجی، بررسی نتایج و تعیین اقدامات لازم براساس آن است. یکی از بزرگترین چالش‌های نظرسنجی‌های مشارکت کارکنان، علاوه بر شناسایی فرصت‌های بهبود و انجام اقدامات مناسب، دانستن نحوه ارائه نتایج به کارمندان و مدیران است. به اشتراک گذاشتن نتایج و لیست اقدامات اصلاحی با کارکنان، علاوه بر اینکه حس اعتماد کارکنان نسبت به سازمان را افزایش می‌دهد، باعث افزایش مشارکت افراد در نظرسنجی‌های آتی سازمان نیز خواهد شد.

نتایج نظرسنجی باید با 3 گروه مهم در سازمان مطرح شوند:

  • مدیران ارشد سازمان
  • مدیران میانی 
  • کارمندان

در هر یک از این جلسات، باید موارد زیر با هر گروه به تناسب سطح دسترسی مورد نیاز آن‌ها، به اشتراک گذاشته شود:

  • نمرات شاخص‌های مختلف
  • میزان مشارکت افراد
  • نقاط قوت و نقاط ضعف
  • لیست اقدامات اصلاحی پیشنهادی

در ادامه، به بررسی نحوه ارائه نتایج نظرسنجی به این 3 گروه می‌پردازیم.

1- برگزاری جلسه با مدیریت ارشد سازمان

تیم مدیران ارشد شما باید اولین افرادی باشند که از نتایج نظرسنجی مطلع می‌شوند. معیارهای کلیدی و نکات مهم درباره شرکت را (چه مثبت و چه منفی) در جلسه‌ای با مدیران ارشد مطرح کرده و آن‌ها را با نتایج نظرسنجی گذشته یا معیارهای مورد نظر، برای درک بهتر شرایط فعلی مقایسه کنید.

در مرحله بعد و پس از آگاهی از نتایج نظرسنجی و اشراف اولیه بر نقاط ضعف و قوت، مدیران ارشد و تیم منابع انسانی، به صورت جداگانه، پیشنهادات خود را در زمینه اقدامات اصلاحی تهیه کرده و برای خود یادداشت می کنند. سپس در جلسه ای مشترک بین تیم منابع انسانی و مدیران ارشد، لیست اقدامات اولیه ایجاد می شود. این لیست در قالب یک شیت تهیه شده و مسئولیت تکمیل آن در تمامی جلسات با تیم منابع انسانی خواهد بود و فرد دیگری دسترسی به آن نخواهد داشت. 

مشاهده تمپلیت پیشنهادی کندو برای تهیه لیست اقدامات اصلاحی

خروجی این جلسه موارد زیر است:

  1. تصمیم گیری در خصوص اینکه چه نتایجی با مدیران میانی و چه نتایجی با کارمندان به اشتراک گذاشته شود.
  2. نهایی شدن لیست اولیه اقدامات اصلاحی پیشنهادی مشترک تیم منابع انسانی و مدیریت ارشد سازمان.

2- برگزاری جلسه با مدیران میانی

در گام بعدی بررسی نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان، تیم منابع انسانی باید در یک جلسه مجزا به ارائه اطلاعات دقیق‌تری از وضعیت کلی هر تیم به مدیران آن‌ها بپردازد. این جلسه می‌تواند یک جلسه مقایسه‌ای برای اعلام نتایج مشارکت در نظرسنجی به تفکیک تیم‌ها باشد و در آن وضعیت تیم‌های مختلف را به‌طور مقایسه‌ای با مدیران تیم‌ها بررسی کنید. در مورد نتایج حاصل از نظرسنجی به ویژه در مورد سوالات مربوط به میزان رضایت از مدیر، با مدیران گفتگو کنید. 

هم‌چنین پیشنهادات نهایی شده در جلسه بین مدیران ارشد و تیم منابع انسانی، در جلسه با هر مدیر میانی، به اشتراک گذاشته می‌شود تا نظر آن ها در مورد این پیشنهادات پرسیده شود. پیشنهادات جدید مطرح شده در این جلسه در شیت اقدامات اصلاحی با نام فرد پیشنهاد دهنده و نام دپارتمان او وارد می شود. 

3- برگزاری جلسه با اعضای تیم‌ها

پس از جلساتی که با مدیران ارشد و مدیران میانی برگزار شد، مدیران میانی باید نتایج نظرسنجی مربوط به تیم خود را با اعضای تیم در میان بگذارند. در این جلسات اعضای تیم باید فرصتی برای بحث سازنده در مورد نتایج داشته باشند. 

مدیران باید فضایی صمیمی و دوستانه ایجاد کرده و کارکنان را تشویق کند تا اعضای تیم ها، نظرات و پیشنهادات خود را در راستای بهبود سازمان بدهند. 

مدیران میانی در این جلسه وظیفه دارند که اگر پیشنهاد خوبی از سمت اعضای تیم مطرح شد، آن را با ذکر نام فرد پیشنهاد دهنده، با تیم منابع انسانی به اشتراک بگذارند تا در صورت صلاح‌دید تیم منابع انسانی و مدیران ارشد سازمان، جزو لیست اقدامات اصلاحی برای این نوبت از نظرسنجی قرار بگیرد. البته لازم به ذکر است که لیست فعلی اقدامات اصلاحی با اعضای تیم به اشتراک گذاشته نشود تا آنها دچار سوگیری نشده و بتوانند بدون هیچ گونه محدودیتی، تمام نظرات خود را بدهند.

یک راه عالی برای شروع جلسات و ایجاد فضای گفتگوی بهتر، شروع مکالمه با صحبت درباره نتایج مثبت نظرسنجی است. صحبت‌های مدیران در این جلسات باید عینی، آینده‌نگرانه و نتیجه‌گرا باشد. مدیران با درک بهتر مسائل و انتظارات کارمندان در این جلسات، می‌توانند راهکارهای بهتری برای رفع مسائل ارائه داده و مشارکت بیشتری برای انجام اقدامات لازم در مورد نتایج نظرسنجی خواهند داشت. 

چند نکته درباره جلسات بررسی نتایج نظرسنجی با کارکنان

در جلسات ارائه نتایج نظرسنجی به کارمندان، رعایت نکات زیر اهمیت دارد:

از کارمندان برای مشارکتشان در نظرسنجی تشکر کنید

اولین چیزی که باید در این جلسات به آن بپردازید، قدردانی بابت زمانی است که افراد برای پاسخ به نظرسنجی و ارائه صادقانه نظرات خود اختصاص داده‌اند. با این کار به آن‌ها نشان می‌دهید که نظراتشان تا چه اندازه برای شما و کل سازمان اهمیت دارد.

علاوه بر زمینه‌های نیازمند بهبود، به نتایج مثبت نظرسنجی نیز بپردازید

علاوه بر اینکه در این جلسات به بررسی چالش‌ها و مسائل مربوط به تیم می‌پردازید، زمانی را به بررسی نتایج مثبت و نقاط قوت تیم و سازمان نیز اختصاص بدهید.

اقدامات اصلی و مراحل بعدی را مشخص کنید

مشخص کردن اقدامات لازم، نشان می‌دهد که شما فقط به نگرانی‌ها و مسائل کارمندان گوش نمی‌دهید، بلکه در واقع به آن‌ها رسیدگی می‌کنید.

پذیرای نظرات و پیشنهادات افراد باشید

هنگامی که انجام موارد بالا را به پایان رساندید، حتما فرصتی را برای شنیدن نظرات و پیشنهادات کارمندان اختصاص بدهید. نظرات آن‌ها می‌تواند در ارائه راهکارهای بهتر و تعیین اقدامات مناسب به شما کمک کند.

به برگزاری جلسات بازخورد ادامه دهید

بهتر است این جلسات را به‌صورت دوره‌ای، به‌طور مثال یک بار در ماه، برگزار کنید تا کارمندان بتوانند مسائل و دغدغه‌های جدید خود را نیز مطرح کنند. در این جلسات همچنین می‌توانید درباره نتایج اقدامات انجام شده بازخورد بگیرید و در صورت نیاز تغییراتی در برنامه‌ها و اقدامات مشخص شده ایجاد کنید.

4- اولویت‌بندی اقدامات اصلاحی و نهایی کردن لیست

پس از برگزاری جلسات و دریافت نظرات اعضای تیم ها و مدیران میانی، مجددا یک جلسه بین تیم منابع انسانی با مدیران ارشد سازمان برگزار می شود. در این جلسه تمامی پیشنهاداتی که از اعضای تیم ها و مدیران میانی گردآوری شده است مورد بررسی قرار گرفته و اولویت هر یک از این پیشنهادات در کنار پیشنهادات اولیه که در جلسه شماره 1، طرح شده بودند، مشخص می‌شود. پس از نهایی شدن لیست، طبق برنامه زمان بندی از پیش تعیین شده، آن را در قالب ایمیل و نیز از طریق گروه‌های سازمانی خود در شبکه‌های اجتماعی، به اطلاع همه‌ی اعضای سازمان برسانید.

آموزش‌های مرتبط