نبض سنج

راهنما

برو به نبض سنج

تهیه لیست اقدامات اصلاحی

مهم‌ترین اقدامی که یک مدیر می‌تواند در رابطه با نظرسنجی سازمانی انجام بدهد، تعریف لیست اقدامات اصلاحی یا اکشن پلن (Action Plan) است. در واقع تمامی این فرآیند برگزاری نظرسنجی، باید به اقدامات اصلاحی ملموس منجر شود. در غیر این صورت، در بهترین حالت یک کار نمایشی در سازمان تلقی شده و به مرور زمان باعث افزایش بی اعتمادی همکاران به چنین پروژه هایی می شود.

این لیست پس از تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی برای حل مشکلات موجود تعریف می‌شود. درباره نحوه به اشتراک‌گذاری نتایج می‌توانید در این صفحه اطلاعات بیشتری کسب کنید. در ادامه نکات مهم مربوط به تهیه لیست اقدامات اصلاحی را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

چگونه لیست اقدامات اصلاحی را تعریف کنیم؟

در ادامه سه اقدام مهم مدیران میانی که باید پس از اجرای نظرسنجی در راستای تعریف لیست اقدامات اصلاحی انجام شوند را با هم مرور می‌کنیم.

با تیم خود گفتگو کنید

بعد از اتمام نظرسنجی، باید نتایج آن را با تیم خود در میان بگذارید. در این صفحه می‌توانید نمونه ایمیل‌های مربوط به اعلام نتایج را مشاهده کنید. 

در جلسات اعلام نتایج به مدیران و اعضای تیم‌ها، حتما از آن‌ها بخواهید که بگویند به نظرشان تمرکز روی کدامیک از مشکلات مطرح شده در نتایج نظرسنجی، تاثیر بیشتری بر بهبود سازمان خواهد داشت. در این صفحه می‌توانید اطلاعات بیشتری در خصوص فرآیند دریافت این بازخوردها از طرف مدیران و اعضای تیم‌ها به دست آورید.

ممکن است نتایج نظرسنجی نشان‌دهنده این باشند که ساختار فیدبک‌دهی در یک تیم خوب است، اما این فرآيند به اندازه کافی انجام نمی‌شود. یا شاید یک تیم در زمینه همکاری ضعف دارد و نیاز است روی ارتباطات بین اعضای آن بیشتر تمرکز شود. با کمک اعضای تیم می‌توانید نقاطی که به تمرکز بیشتری نیاز دارند را پیدا کنید.

ایده‌پردازی کنید

پس از اینکه مهم‌ترین مسائل را انتخاب کردید، بهتر است سراغ پیدا کردن راه حل بروید. پیشنهاد می‌شود به همراه اعضای تیم ایده‌پردازی کنید و به دنبال بهترین راهکارها برای مواجهه با هر مشکل بروید. این کار باعث می‌شود کارکنان از ارزش مشارکت در نظرسنجی آگاه شوند. همچنین، آن‌ها تعهد بیشتری به لیست اقدامات اصلاحی خواهند داشت؛ چرا که در تعریف آن نقش داشته‌اند.

پس از اینکه همه‌ی افراد نظر خود را اعلام کردند، می‌توانید برای اولویت‌بندی راهکارها، تصمیم‌گیری کنید. بهتر است در فرآیند تصمیم‌گیری، نظرات اعضای تیم‌ها، مدیران میانی، نیم منابع انسانی و نیز مدیران ارشد در نظر گرفته شود، اما در نهایت تصمیم‌گیری نهایی در جلسه‌ی بین تیم منابع انسانی و مدیران ارشد، انجام خواهد شد. 

پیگیر باشید

برای اهداف خود مهلت مشخصی تعیین کنید و میزان پیشرفت خود را با اعضای تیم در میان بگذارید. همچنین، می‌توانید طی جلسات گروهی و تک‌نفره، بازخورد افراد نسبت به تغییرات را بررسی کنید. اگر تیم شما در اجرای اقدامات با چالش مواجه شد، می‌توانید به بررسی ریشه‌های این چالش بپردازید و راهی برای مواجهه با آن پیدا کنید.

هفت قدم برای تهیه لیست اقدامات اصلاحی

مشارکت واقعی زمانی رخ می‌دهد که نظرات اعضای تیم را جمع‌آوری کنید و پس از گفتگوهای صریح و صادقانه، ببینید کدام عوامل تاثیر مثبتی روی عملکرد کارکنان دارند و کدام مسائل برای آن‌ها آزاردهنده هستند. برای تعریف یک اکشن پلن خوب، باید هفت مرحله مهم را طی کنید که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم. همچنین، برای مشاهده لیست اقدامات اصلاحی پیشنهادی کندو، می‌توانید روی این لینک کلیک کنید.

1- نتایج نظرسنجی را به دقت بررسی کنید

نتایج نظرسنجی تصویر واضحی از وضعیت تیم و نقاط قوت و ضعف آن ترسیم می‌کنند. حتی ممکن است به شما در شناسایی مشکلاتی که تا کنون از وجود آن‌ها آگاه نبودید، کمک کنند.

2- در هر لحظه روی یک مسئله متمرکز شوید

بهترین راه برای دستیابی سریع به اهداف، تمرکز روی نقاط ضعف خاص یا فرصت‌هایی برای بهبود است که تاثیر زیادی روی تیم خواهند داشت. این روش، بسیار بهتر از این است که هم‌زمان روی مسائل و مشکلات مختلف تمرکز کنید.

3- اهداف خود را بر اساس نتایج نظرسنجی تعیین کنید

اهداف خود و همچنین بلند مدت یا کوتاه مدت بودن آن‌ها را مشخص کنید. سپس، بهترین راه دستیابی به هر یک از این اهداف را تعیین کنید.

4- تعریف لیست اقدامات اصلاحی را به فرآیندی تیمی تبدیل کنید

از اهمیت مشارکت کارکنان در تعریف اقدامات اصلاحی غافل نشوید. اگر از همان مراحل ابتدایی به آن‌ها اجازه مشارکت ندهید، ممکن است بین تجربه‌ی آن‌ها و دیدگاه مدیرشان فاصله زیادی شکل بگیرد.

5- تعریف لیست اقدامات اصلاحی را آغاز کنید

با کمک داده‌های مربوط به نظرسنجی، درک بهتر تجربیات کارکنان و ایده‌هایی که با کمک یکدیگر به آن‌ها دست یافتید، می‌توانید کلیات مربوط به هر قدم از لیست اقدامات اصلاحی را مشخص کنید. وقتی پیش‌نویس اولیه لیست حاضر شد، حتما آن را با اعضای تیم در میان بگذارید.

6- به طور منظم پیشرفت اقدامات را بررسی کنید

به طور مداوم اعضای تیم را در جریان پیشرفت‌های صورت گرفته قرار دهید و نظرشان را جویا شوید. به یاد داشته باشید که ممکن است مجبور باشید به طور پیوسته رویکرد خود را اصلاح کنید یا تمرکزتان را به مسائل جدیدی منعطف کنید.

7- به بررسی نظرات کارکنان ادامه دهید

در فاصله‌های زمانی یک یا دو ماهه، با کمک نظرات کارکنان برنامه‌های خود را بررسی کنید، اهداف جدید تعیین کنید و سراغ حل کردن مشکلات جدید بروید.

جمع‌بندی

در این مطلب، هفت قدم مهم برای تهیه لیست اقدامات اصلاحی را مورد بررسی قرار دادیم. به یاد داشته باشید که تهیه این لیست و تعهد به اجرای آن، از اهمیت بالایی برخوردار است و برگزاری نظرسنجی به تنهایی نمی‌تواند نقش پررنگی در موفقیت سازمان شما داشته باشد.

آموزش‌های مرتبط