نرخ مشارکت در نظرسنجی می‌تواند بسته به اندازه سازمان و بخش، و تعداد نظرسنجی‌هایی که انجام داده‌اید متفاوت باشد. با این حال، به‌طور کلی، نرخ مشارکت 70٪ خوب، بیش از 80٪ عالی و 90٪ ایده‌آل محسوب می‌شود.
بالا بودن نرخ مشارکت اهمیت زیادی دارد، زیرا وجود داده‌های بیشتر، درک و بینش بهتری در مورد مسائل سازمان به شما می‌دهد. مشارکت بالا همچنین به این معنی است که داده‌های کافی برای بررسی پاسخ‌های نظرسنجی در سطح تیمی و به‌صورت تجمیعی را خواهید داشت که این موضوع در تحلیل بهتر نتایج به مدیران تیم‌ها کمک می‌کند.
از طرف دیگر، نرخ مشارکت پایین، انجام اقدامات و برنامه‌ریزی برای بهبود مسائل سازمان با توجه به داده‌های نظرسنجی را دشوار می‌کند، چراکه افراد کمی در نظرسنجی شرکت کرده و داده‌ها را نمی‌توان به کل سازمان تعمیم داد.
اعلام میزان مشارکت تیم‌ها در نظرسنجی و استفاده از ظرفیت مدیران میانی
چند روز بعد از شروع فرآیند نظرسنجی، بهتر است آماری از تعداد و درصد شرکت کنندگان هر تیم در نظرسنجی را منتشر کنید. برای این کار می‌توانید نتایج کمی مشارکت کنندگان را در پنل کندو مشاهده کرده و آن را در شبکه‌های اجتماعی و پلتفرم‌های ارتباطی داخل سازمان به اشتراک بگذارید.
در پنل سازمانی شما، نتایج نظرسنجی و نرخ پاسخگویی در هر لحظه نمایش داده می‌شود. شما می‌توانید از طریق مراجعه به داشبورد خود در کندو، تعداد افراد شرکت کننده را بررسی کرده و تیم‌ها یا بخش‌هایی را که مشارکت پایین‌تری داشته‌اند شناسایی کنید.
با مدیران تیم‌هایی که کمترین میزان مشارکت را داشته‌اند صحبت کنید. ممکن است عدم شرکت در نظرسنجی به ابهامات و مشکلات کارمندان در انجام نظرسنجی مرتبط باشد. در این صورت لازم است مدیران یک جلسه توجیهی دیگر با کارمندان برگزار کرده و یا از آن‌ها بخواهند مشکلات خود در رابطه با شرکت در نظرسنجی را به‌طور مستقیم مطرح کنند. مدیران هر تیم می‌توانند ایمیلی تشویقی برای اعضای تیم ارسال کنند. به طور مثال، ایمیل ارسالی مدیران می‌تواند چنین مضمونی داشته باشد:
«تا به امروز، طبق نتایج به دست آمده، ظاهرا تیم‌های الف و ب مشارکت بیشتری نسبت به تیم ما در نظرسنجی داشتند، به منظور شنیده شدن دغدغه‌ها و پیشنهادات خود، از شما خواهشمندم که در اولین فرصت در این نظرسنجی شرکت کنید.»
در نهایت، نتایج مربوط به درصد شرکت کنندگان هر تیم را به صورت جداگانه مشخص کرده و آن‌ها را در یک نمودار مقایسه‌ای قرار دهید. این کار باعث ایجاد رقابت سالم بین تیم‌ها و افزایش انگیزه برای شرکت در نظرسنجی می‌شود.
سیستم پاداش برای ترغیب کارمندان به مشارکت بیشتر
به صلاحدید خود می‌توانید برای تیمی که بیشترین مشارکت را در نظرسنجی داشته است، یک پاداش مانند دورهمی شام در یک رستوران تعیین کنید. یک راه دیگر پاداش این است که می توانید از طرف تیمی که بیشترین مشارکت را در نظرسنجی داشته است، مبلغی را صرف امور خیریه نمایید.
گاهی اوقات سازمان‌ها یک قرعه کشی جوایز در سطح سازمانی برگزار می‌کنند، که در آن افراد با شرکت در نظرسنجی شانس دریافت کوپن یا شرکت در این قرعه کشی و دریافت جایزه را خواهند داشت.
حتما پاداش‌های در نظر گرفته شده را قبل از شروع نظرسنجی اعلام کنید و کارمندان را در جریان مزایای مرتبط با مشارکت در نظرسنجی بگذارید.
