پیش از شروع فرآیند نظرسنجی، به ویژه اگر اولین بار است که این فرآیند را در سازمان خود اجرا می‌کنید، کارمندان با ابهامات زیادی روبرو خواهند بود. بنابراین، برای کاهش زمان جلسات توجیهی و تسریع و سهولت دسترسی کارمندان به پاسخ سوال‌هایشان، بهتر است پیش از اجرای نظرسنجی، لیستی از سوالات متداول را آماده کرده و آن‌ها را همراه با پاسخ در اختیار کارکنان قرار دهید.
بررسی‌ها نشان داده است در سازمان‌هایی که قبل از شروع فرآیند نظرسنجی، اطلاعات صادقانه و شفاف به کارمندان ارائه می‌شود، نرخ پاسخگویی و مشارکت کارمندان در نظرسنجی بالاتر است.
در این راهنما، لیستی از سوالات متداول کارمندان و مدیران درباره برگزاری نظرسنجی ارائه شده است که می‌تواند به آن‌ها برای درک بهتر فرآیند نظرسنجی و نحوه انجام آن کمک کند. پاسخ به این پرسش ها باید متناسب با شرکت، فرآیندها، زمان‌بندی و مخاطبان شما باشد و می‌توانید از نمونه ارائه شده در این راهنما، به عنوان الگویی برای شخصی‌سازی کردن پاسخ‌های مربوط به سازمان خود کمک بگیرید.
آماده کردن سوالات متداول باعث می‌شود بتوانید به دغدغه‌های کارمندان درباره نظرسنجی به‌صورت یکجا پاسخ داده و در زمان صرف شده برای پاسخگویی به سوالات متعدد کارمندان صرفه‌جویی کنید. می‌توانید این سوالات را در قالب یک فایل PDF یا به‌صورت متنی برای کارمندان و مدیران میانی ایمیل کرده و از آن‌ها بخواهید آن را پیش از شروع فرآیند نظرسنجی مطالعه کنند.
نمونه سوالات متداول پیش از شروع فرآیند نظرسنجی (FAQs) + جواب
در ادامه، لیستی از پرتکرارترین سوالاتی که پیش از اجرای نظرسنجی کارمندان یا مدیران شما ممکن است با آن‌ها مواجه شوند، به همراه پاسخ‌های نمونه، آمده است.
سوالات متداول کارکنان
1. علت برگزاری نظرسنجی در سازمان چیست؟
ما برای درک فرهنگ و دغدغه‌های فعلی سازمان و ایجاد سازمانی با عملکرد بهتر و متمایز، این نظرسنجی را برگزار می‌کنیم. نظرسنجی بخشی از این فرآیند است که به موازات مصاحبه‌های مدیریت و ارزیابی‌های داخلی انجام می‌شود. نتایج این نظرسنجی به ما در تشخیص نقاط قوت و نیازهای توسعه سازمان، جهت‌گیری‌ها، ارزش‌ها، فرآیندهای مدیریتی، نوآوری و سایر جنبه‌های فرهنگی و ساختاری کمک خواهد کرد.
2. آیا نظرسنجی به‌صورت محرمانه و ناشناس انجام می‌شود؟
برای اطمینان از ناشناس بودن پاسخ‌ها، ما از کندو به عنوان یک محصول بیرونی استفاده می کنیم. به این صورت که نتیجه‌ی نظرسنجی تمام اعضای یک تیم به تفکیک شاخص، زیرشاخص و سوال جمع‌آوری شده و به صورت یک امتیاز کلی نمایش داده می‌شود. در گزارش نهایی، این امتیازات بدون نشان دادن نام و هویت افراد، قابل مشاهده هستند.
نتایج کلی مربوط به تمام بخش‌های سازمان برای همه مدیران قابل مشاهده هستند، اما گزارش امتیازات هر تیم تنها در دسترس مدیر آن قرار می‌گیرد. کندو متعهد است که داده های مربوط به هیچ یک اعضا به همراه مشخصات او را در اختیار سازمان ما قرار ندهد و همان طور که گفته شد، نتایج به صورت کلی و تجمیعی در اختیار سازمان ما قرار می گیرد. برای آگاهی از سیاست‌های کندو در خصوص ناشناس بودن نظرسنجی، کلیک کنید.
3. چه کسی پاسخ‌های نظرسنجی را دریافت و بررسی می‌کند؟
نتایج نظرسنجی روی محصول کندو قرار گرفته و فقط منابع انسانی یا مدیر ارشد سازمان می تواند به آن‌ها دسترسی داشته باشد. لازم به تاکید است که نتایج به صورت تجمیع شده در اختیار ما قرار می گیرد.
4. نظرسنجی چگونه انجام می‌شود؟
برای انجام نظرسنجی، لینکی برای شما از طریق ایمیل و پیامک ارسال می‌شود و می‌توانید با کلیک روی آن از طریق هر دستگاهی (موبایل، لپ تاپ، تبلت) به سوالات پاسخ دهید.
5. این نظرسنجی چه نفعی برای من (به عنوان عضوی از تیم) دارد؟
با شرکت در این نظرسنجی، می‌توانید به‌طور ناشناس نیازها و دغدغه‌های خود در سازمان را مطرح کنید و این کار به ایجاد یک سازمان و فرهنگ کاری بهتر برای شما و همکارانتان کمک می‌کند.
6. می‌توانم جواب دادن به نظرسنجی را در هر مرحله‌ای متوقف کرده و بعداً آن را تکمیل کنم؟
بله، هر پاسخی که در فرم نظرسنجی وارد می‌کنید، در آن ذخیره می‌شود و هر بار می‌توانید با کلیک روی لینکی که برایتان ارسال شده است، پاسخ به نظرسنجی را ادامه دهید.
توجه داشته باشید که پس از انجام و ارسال نظرسنجی، امکان ویرایش تک به تک پاسخ ها وجود ندارد. البته در صورتی که مهلت شرکت در نظرسنجی به اتمام نرسیده باشد، می‌توانید با کلیک روی همان لینک قبلی که دریافت کردید، مجددا در نظرسنجی شرکت کنید. در این حالت تمام پاسخ‌های قبلی شما پاک شده و لازم است مجددا به سوالات پاسخ دهید.
7. آیا باید به همه سوالات نظرسنجی جواب بدهم؟
خیر. تنها پاسخ دادن به برخی از سوالات اجباری است. هرچند بهتر است در صورت امکان، به تمامی سوالات پاسخ دهید، اما اگر جوابی برای برخی از سوالات ندارید و آن سوال اجباری نیست، می‌توانید از آن عبور کنید. این اتفاق زمانی می افتد که احساس کنید سوال مطرح شده به شما مربوط نیست، یا به دلایل شخصی نخواهید به برخی از سوالات پاسخ دهید.
8. می‌توانم جواب‌های نظرسنجی را ویرایش کنم؟
قبل از اتمام و ارسال نظرسنجی، می‌توانید جواب‌های خود را در هر زمانی تغییر دهید. اگر قبلا نظرسنجی خود را ارسال کرده‌اید و می‌خواهید پاسخ های خود را تغییر داده یا ویرایش کنید، به لینک نظرسنجی ارسال شده رفته و روی گزینه “شرکت مجدد در نظرسنجی” کلیک کنید. توجه داشته باشید که انجام مجدد نظرسنجی، تمام پاسخ‌های قبلی شما را حذف می‌کند و باید مجددا کل نظرسنجی را تکمیل کنید.
9. از چه کسی می‌توانم درباره انجام نظرسنجی راهنمایی بخواهم؟
شما می‌توانید با {نام شخص} در واحد {منابع انسانی} از طریق {شماره‌ای برای ارسال پیام یا ایمیل} ارتباط برقرار کرده و سوالات خود درباره نحوه انجام نظرسنجی را بپرسید.
10. انجام نظرسنجی چقدر زمان می‌برد؟
پاسخ به هر 5 سوال، حدود 1 دقیقه از شما زمان می برد. بنابراین اگر در حال پاسخ به یک نظرسنجی 60 سوالی هستید، احتمالا این کار حدود 12 دقیقه از شما زمان خواهد گرفت.
به طور کلی پاسخ به سوالات نظرسنجی های استانداردی که روی کندو تعریف شده اند، بین 3 تا 15 دقیقه، طول می کشد.
در صورتی که پرسشنامه اختصاصی خودتان را ایجاد کرده‌اید، می‌توانید با توجه به تعداد سوالات و میانگین زمان پاسخ به هر سوال، زمان لازم برای پاسخ دادن به کل سوالات نظرسنجی را تخمین بزنید.
11. نتایج نظرسنجی چگونه و چه زمانی منتشر می‌شوند؟
پاسخ به این سوال فرصت خوبی برای توضیح درباره زمان و چگونگی به اشتراک گذاری نتایج با مدیران و کارمندان سازمان است. همچنین می‌توانید نام فرد یا افراد تصمیم گیرنده در این فرآیند را نیز اعلام کنید. پیشنهاد می شود حداکثر دو هفته پس از اتمام نظرسنجی، نتایج را در دو سطح مدیران و کارمندان منتشر کرده و زمان بندی مربوط به اقدامات اصلاحی را نیز به کارمندان و مدیران، اعلام نمایید.
سوالات متداول مدیران
1. به عنوان مدیر به چه داده‌هایی می توانم دسترسی داشته باشم؟
بنا به تشخیص منابع انسانی یا مدیر سازمان، می‌توان مشخص کرد که مدیران میانی به نتایج نظرسنجی کل سازمان یا تنها بخش تحت مدیریت خود دسترسی خواهند داشت.
2. می‌توانم نتایج نظرسنجی را بر اساس فاکتورهای مختلف (به‌عنوان مثال، جنسیت، سطح ارشدیت و…) فیلتر کنم؟
بله، شما می‌توانید از طریق فیلترهای مختلف، به بررسی دقیق‌تر نتایج نظرسنجی بپردازید. هرچه در زمان ورود اعضای سازمان، اطلاعات بیشتری را وارد کنید، در زمان مشاهده گزارش، فیلترهای بیشتری را در اختیار خواهید داشت.
3. چه زمانی باید براساس نتایج نظرسنجی اقدامات لازم را انجام بدهم؟
بهتر است در اسرع وقت برای بررسی نتایج نظرسنجی با اعضای تیم خود جلسه‌ای برگزار کرده و با آن‌ها صحبت کنید. در این جلسه برنامه‌ها و اقدامات لازم برای بهبود بخش‌های مختلف براساس نتایج نظرسنجی را اعلام کنید.
معرفی فرد یا افراد پشتیبان پیش از اجرای نظرسنجی
همانطور که اشاره شد، یکی از دغدغه‌های مهم کارمندان پیش از اجرای نظرسنجی، دسترسی به یک فرد پاسخگو برای رفع ابهامات است. در زمان اجرای نظرسنجی ممکن است کارکنان با سوالات زیادی درباره نحوه دسترسی به پرسشنامه، شیوه تکمیل پرسشنامه و… مواجه شوند. بهتر است پیش از اجرای نظرسنجی، فرد یا افرادی (مانند مسئول منابع انسانی) را به عنوان پشتیبان و راهنما به کارکنان معرفی کرده تا در صورت لزوم سوالات خود را از آن‌ها بپرسند.
در پرسشنامه‌ها، به ویژه پرسشنامه‌های استاندارد، ممکن است برخی از سوالات با ابهام بیشتری برای کارمندان همراه باشد. در صورت امکان، حتما درباره اینگونه سوالات توضیحاتی را برای ارائه به کارمندان آماده کنید. این توضیحات باید توسط فرد یا افراد پشتیبان به کارمندان ارائه شوند.
حتما با فرد یا افراد مشخص شده جهت ارائه راهنمایی، جلسه‌ای برگزار کرده و آموزش‌های لازم را برای پاسخگویی به سوالات، به آن‌ها ارائه دهید.
