پیش از اجرای نظرسنجی، لازم است ابتدا اطلاع رسانی مناسب و هماهنگی‌های لازم با کارمندان و مدیران صورت بگیرد. در این مرحله باید برنامه‌ها، اهداف و قصد از برگزاری نظرسنجی را با مدیران ارشد، مدیران میانی، و کارکنان در میان بگذارید. این اطلاع رسانی جدای از ارسال لینک شرکت در نظرسنجی است و بهتر است یک هفته پیش از اجرای نظرسنجی صورت بگیرد.
«ارتباط» و «اعتماد» دو موضوع کلیدی مرتبط با مشارکت کارکنان هستند. شما این فرصت را دارید که قبل از شروع نظرسنجی، احساس اعتماد و ارتباط نزدیک را در کارکنان ایجاد کنید. علاوه بر این، برقراری ارتباط مناسب و ایجاد اعتماد، میزان پاسخگویی کارمندان و همچنین صادقانه بودن پاسخ‌ها را افزایش می‌دهد.
برای اطلاع رسانی و توجیه همکاران در مورد درک اهمیت نظرسنجی و نحوه شرکت در آن، راه‌های مختلفی وجود دارد که در ادامه آن‌ها را بررسی خواهیم کرد:
1- برگزاری جلسه با مدیران میانی و ارشد سازمان و توجیه آن‌ها
برگزاری یک جلسه توجیهی با مدیران میانی و ارشد سازمان پیش از اجرای فرآیند نظرسنجی با حضور مدیریت عامل و تیم منابع انسانی سازمان، توصیه می‌شود. در واقع هدف از این کار، افزایش مشارکت و تعیین انتظارات واقع بینانه در کارمندان با توجه به بازه زمانی تعیین شده است.
مدیر عامل باید دیدی جامع درباره فرآیند و اهداف برگزاری نظرسنجی داشته و بتواند به سوالات مختلف مدیران، مانند: هدف نظرسنجی چیست؟، چرا اهمیت دارد؟ آیا عملکرد من (مدیر میانی) براساس نتایج این نظرسنجی بررسی می‌شود؟ و چگونه به سازمان و همه ذینفعان منفعت می‌رساند؟ پاسخ بدهد.
اموری که به عنوان مدیرعامل یا مدیر منابع انسانی در این مرحله باید پیش ببرید شامل موارد زیر می‌شود:
- یک طرح کلی شامل انتظاراتی که از هر مدیر در فرآیند اجرای نظرسنجی می‌رود، ارائه دهید.
- نقش منابع انسانی و مدیر عامل، از جمله حمایتی که باید از طرف این دو به مدیران میانی و ارشد ارائه شود را برای آن‌ها به طور شفاف، تعریف کنید.
- مزایای برگزاری نظرسنجی از جمله بهبود روحیه و عملکرد افراد، کاهش نرخ خروج، و بهبود رابطه بین کارمندان با مدیران هر تیم را برای آن‌ها مشخص کنید.
2- ارسال ایمیل اطلاع‌رسانی برای کارمندان
قبل از ارسال دعوتنامه نظرسنجی برای مشارکت کنندگان، مدیرعامل باید هدف از اجرای نظرسنجی و فرآیند اجرای آن را در یک ایمیل شخصی به همه کارکنان ابلاغ کند. ایمیل باید حداقل یک هفته قبل از برنامه‌ریزی برای شروع فرآیند نظرسنجی ارسال شود. مواردی که باید در این ایمیل مشخص شوند عبارتند از:
- اعلام برگزاری نظرسنجی در هفته‌های آتی و ارسال جدول زمانی فرآیند
- دلایل و چرایی انجام نظرسنجی
- توضیح چگونگی و زمان اشتراک گذاری نتایج
حتما تاکید کنید که همه پاسخ‌ها ناشناس هستند و داده‌ها توسط یک شرکت خارجی جمع‌آوری می‌شوند. این موضوع به افزایش اعتماد کارمندان و ارائه پاسخ‌های صادقانه‌تر در نظرسنجی کمک می‌کند.
مزایای نظرسنجی را برای هر کارمند مشخص کنید. اینکه می‌خواهید از سطح رضایت یا نرخ مشارکت کارکنان مطلع شوید، ممکن است برای برخی کارکنان اهمیتی نداشته باشد. استفاده از عباراتی مانند «بررسی سطح رضایت کارمندان» در ایمیل اطلاع‌رسانی اشکالی ندارد، اما بهتر است مزایا را شخصی‌تر کنید. از دیدگاه کارکنان به لحن پیام خود فکر کنید. برای آن‌ها توضیح دهید که دقیقا چه چیزی می‌توانند از این فرآیند به دست بیاورند. در ادامه، یک نمونه ایمیل اطلاع‌رسانی نظرسنجی به کارمندان ارائه شده است.
نمونه ایمیل اطلاع‌رسانی
“به: (همه کارمندان)
از: مدیر کل سازمان (به عنوان مثال مدیر عامل)
موضوع: نظرسنجی تعلق سازمانی کارمندان
در هفته‌های آینده، ما یک نظرسنجی در شرکت انجام خواهیم داد. این پرسشنامه برای رسیدن به درک بهتری از روحیه، رضایت و مشارکت کارمندان در (نام شرکت) برگزار می‌شود. نظرات شما برای ما مهم است و این فرصت خوبی است که بتوانید نظرات و مشکلات خود را صادقانه با ما در میان بگذارید.
ما از نتایج این نظرسنجی برای سه هدف استفاده خواهیم کرد:
- شناسایی مدیران میانی که عملکرد خوبی در مدیریت و انگیزه‌بخشی به تیم خود داشتند.
- بهبود سیاست‌های شرکت به منظور کاربردی‌تر و مؤثرتر کردن آن‌ها.
- رفع مشکلاتی که باعث کاهش انگیزه، سطح رضایت و عملکرد می‌شوند.
فرآیند نظرسنجی به‌صورت اینترنتی و توسط یک شرکت مستقل مدیریت شده و پاسخ‌های شما به صورت آنلاین جمع‌آوری می‌شوند. همه پاسخ‌ها کاملا ناشناس بوده و ما فقط امکان مشاهده داده‌های ترکیبی تیم‌ها را داریم.
پس از انجام نظرسنجی در (تاریخ مشخص شده)، نتایج آن با کل سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود. در ماه‌های بعد از نظرسنجی، منابع انسانی و مدیران در طی جلسات مختلف، براساس نتایج حاصل از آن، سیاست‌های نامناسب را تغییر داده، برنامه‌هایی برای کمک به بهبود عملکرد مدیران میانی تنظیم و اجرا خواهد شد و تلاش می‌شود تا (نام شرکت) به فضای بهتری برای فعالیت تک تک شما تبدیل شود.
ما می‌خواهیم که صدای تک تک شما در سازمان شنیده شود. بنابراین، زمانی که ایمیل شرکت در نظرسنجی را دریافت کردید (تاریخ ارسال ایمیل)، لطفاً در بازه زمانی مشخص شده در آن شرکت کنید.
با تشکر
تیم منابع انسانی و مدیریت (نام شرکت)”
3- برگزاری Townhall با همه‌ی اعضای سازمان
یکی دیگر از روش‌های اطلاع‌رسانی پیش از شروع فرآیند نظرسنجی، برگزاری جلسه عمومی (Townhall) با حضور تمامی اعضای سازمان است. این جلسه حضوری یا آنلاین، فرصت خوبی برای توضیح بیشتر درباره فرآیند اجرای نظرسنجی، چرایی و مزایای آن و به‌طور کلی پاسخ به سوالات و کنجکاوی‌های اعضای سازمان است.
این جلسه، هم می‌تواند به صورت آنلاین و هم حضوری برگزار شود. معمولا در شرایطی که فرهنگ شرکت شامل ارتباطات رو در روی بیشتری است و تعامل آنلاین کمتری اتفاق می‌افتد، برگزاری جلسات حضوری می‌تواند گزینه بهتری باشد.
برگزاری این جلسه 3 مزیت مهم دارد:
- میزان تعهد و اهمیت مدیرعامل به برگزاری نظرسنجی در سازمان را نشان می‌دهد.
- هدف و نحوه اجرای نظرسنجی را برای همه اعضای سازمان مشخص می‌کند.
- یک دید کلی از روند نظرسنجی ارائه می‌دهد.
خوب است پیش از برگزاری این جلسات، از طریق انتشار یک پست جذاب در شبکه‌های اجتماعی مخصوص اعضای سازمان، ایمیل و دیگر راه‌های ارتباطی، کنجکاوی افراد را در این مورد افزایش دهید.
حتما پیش از برگزاری جلسه، چیدمان اتاق برگزاری و شرایط و تجهیزات آن (میکروفون، پروژکتور و…) را نیز بررسی کنید.
