ایجاد یک فضای کاری سالم که کارمندان در آن بازده بالایی داشته باشند، از اولویت‌های اصلی بسیاری از سازمان‌ها است. برگزاری نظرسنجی به عنوان ابزاری قدرتمند و مفید در این راستا شناخته می‌شود. اما یکی از چالش‌های اساسی در رابطه با این مسئله، حفظ حریم شخصی و اطمینان از محرمانه بودن هویت کارمندان است.
کندو امکان برگزاری نظرسنجی‌های محرمانه را برای سازمان‌ها فراهم کرده است، اما پیش از هر چیزی، بهتر است بدانیم چرا نظرسنجی‌های محرمانه بهتر هستند، کندو چه سیاست‌هایی در رابطه با محرمانه بودن پاسخ‌ها دارد و در نهایت، سازمان شما چگونه می‌تواند به کارمندان اطمینان ببخشد که پاسخ‌هایشان محرمانه باقی می‌ماند.
محرمانگی یا ناشناس بودن؟
ناشناس بودن به این معنی است کارمندان بدون ورود اطلاعات دموگرافی خود شامل نام و نام خانوادگی، سن، جنسیت، تاریخ شروع همکاری، دپارتمان، مدیر و … در نظرسنجی شرکت کنند و در این حالت هیچ تفاوتی بین پاسخ افراد وجود ندارد. به این ترتیب هیچ گزارشی به تفکیک دپارتمان، سن، جنسیت و … نمی‌توان دریافت کرد. زیرا همه کارمندان روی یک لینک مشابه کلیک کرده و به صورت ناشنانس نظرسنجی را تکمیل کرده‌اند.
اما محرمانگی به این صورت است که این دیتاها از افراد گرفته می‌شود، اما در گزارش‌هایی که برای ادمین سازمان قابل مشاهده است، می‌توان گزارش‌هایی به تفکیک دپارتمان، سن، جنسیت و … دریافت کرد. با این شرط که این تفکیک‌ها به قدری ریز نباشد که پاسخ هر فرد قابل تشخیص باشد. در این حالت لینک شرکت در نظرسنجی برای هر کارمند، اختصاصی بوده و بر اساس داده‌های کارمندان که از طرف خود سازمان در کندو وارد می‌شود، این لینک‌ها ایجاد شده و در هر نظرسنجی برای کارمندان ارسال می‌شود. به این ترتیب نتیجه پاسخ هر فرد در کندو قابل تفکیک است. اما همانطور که اشاره شد، تا حدی که فرد به فرد قابل تشخیص نباشد.
به این ترتیب با اجرای سیاست محرمانگی، هم امکان دریافت گزارش‌های تفکیکی با ریزدانگی قابل توجه و فیلترهای متعدد وجود دارد و هم محرمانگی پاسخ‌های افراد مخدوش نمی‌شود.
چگونه هویت شرکت‌کنندگان نظرسنجی محرمانه باقی می‌ماند؟
برای محرمانه بودن پاسخ‌ها، نتیجه‌ی نظرسنجی تمام اعضای یک تیم به تفکیک شاخص، زیرشاخص و سوال جمع‌آوری شده و به صورت یک امتیاز کلی نمایش داده می‌شود. در گزارش نهایی، این امتیازات بدون نشان دادن نام و هویت افراد، قابل مشاهده هستند.
نتایج کلی مربوط به تمام بخش‌های سازمان برای همه مدیران قابل مشاهده هستند، اما گزارش امتیازات هر تیم تنها در دسترس مدیر آن قرار می‌گیرد. سیاست‌های کندو در رابطه با محرمانه بودن نظرسنجی‌ها به این صورت است:
- پاسخ‌های محرمانه هرگز به صورت جداگانه نمایش داده نمی‌شوند. فقط مجموعه‌ای از پاسخ‌ها به عنوان نتیجه اعلام خواهد شد. برای اینکه نتیجه‌ی پاسخ‌ها در یک تیم قابل مشاهده باشد، باید حداقل ۳ نفر به آن سوال، زیرشاخص و یا شاخص پاسخ داده باشند.
- پاسخ تیم‌هایی که اعضای آن‌ها کمتر از ۳ نفر باشد، با یکدیگر تجمیع می‌شود تا هویت افراد با توجه به پاسخ‌هایشان مشخص نشود.
- اطلاعات جمع‌آوری شده با توجه به قوانین و پروتکل‌های سخت‌گیرانه‌ای محافظت می‌شوند.
- در مورد سوالات با پاسخ تشریحی، فقط متن پاسخ افراد در قالب یک لیست به ادمین سازمان نمایش داده می‌شود و مشخص نخواهد بود که چه کسی این متن را نوشته است. پس بهتر است کارمندان سازمان شما برای پنهان نگه داشتن هویت خود در پاسخ متنی، به موارد و دیتاهای خیلی جزئی و خاص که مشخص می‌کند نویسنده پاسخ چه فردی بوده، اشاره نکنند.
چگونه می‌توان محرمانه بودن نظرسنجی را به کارکنان اطلاع‌رسانی کرد؟
برای اینکه کارمندان با اطمینان از محرمانه بودن نظرسنجی در آن شرکت کنند، باید این مسئله را به شکل‌های مختلف به اطلاع آن‌ها برسانید. سعی کنید پیش از اجرای نظرسنجی در جلسه عمومی که با حضور کارمندان اجرا می‌شود، این مسئله را با آن‌ها در میان بگذارید. می‌توانید در توضیحات خود اشاره کنید که این نظرسنجی‌ها با کمک کندو برگزار می‌شوند و داده‌های آن در اختیار سازمان شما قرار نخواهند گرفت. علاوه بر این، بهتر است پیش از برگزاری نظرسنجی، هنگام برگزاری و حتی پس از اتمام آن نیز بر محرمانه بودن آن تاکید کنید.
معمولا پیش از اجرای نظرسنجی، مدیرعامل سازمان در یک ایمیل، هدف از برگزاری آن را به کارمندان توضیح می‌دهد. ایمیل تشریح اهداف نظرسنجی فرصت خوبی برای تأکید بر محرمانه بودن نظرسنجی است. در مرحله بعدی، حتما در ایمیل و پیام دعوت به نظرسنجی که برای تمام کارمندان ارسال می‌شوند، به محرمانه بودن آن اشاره کنید. همچنین، می‌توانید در ایمیل‌ها و پیام‌های یادآور شرکت در نظرسنجی نیز این مسئله را تکرار کنید. در نهایت، پیشنهاد می‌کنیم پس از اتمام نظرسنجی، در یک ایمیل از مشارکت کارمندان خود قدردانی کرده و یک بار دیگر به محرمانه بودن پاسخ‌های آن‌ها اشاره کنید.
چرا بهتر است نظرسنجی‌ها به صورت محرمانه برگزار شوند؟
نظرسنجی‌های محرمانه فضایی امن برای کارکنان یک مجموعه ایجاد می‌کنند تا بتوانند افکار خود را صادقانه و بدون سانسور با مدیران در میان بگذارند. میزان اعتمادی که بین کارمندان و مدیران یک مجموعه وجود دارد، روی نتایج نظرسنجی تاثیر زیادی خواهد گذاشت. اما حتی وقتی افراد به مدیران خود اعتماد داشته و از لحاظ روانی احساس امنیت کنند نیز ترجیح می‌دهند پاسخ نظرسنجی‌ها به صورت محرمانه باقی بماند. در ادامه برخی از مزایای نظرسنجی‌های محرمانه را مرور می‌کنیم.
دریافت فیدبک‌های صادقانه
در یک محیط کاری سالم، آرامش روانی وجود دارد. کارمندان در نظرسنجی‌های محرمانه می‌توانند به مشکلات و مسائلی اشاره کنند که شاید در حالت عادی به دلایل مختلف هرگز آن را بیان نمی‌کردند. بدین ترتیب، با برگزاری نظرسنجی‌های محرمانه، مدیران از وجود مسائلی که ممکن بود برای همیشه پنهان بمانند، آگاه می‌شوند و می‌توانند در راستای بهبود وضعیت تلاش کنند. این مسئله می‌تواند میزان استعفای کارمندان را کاهش داده و باعث بهبود کیفیت کار گروهی شود.
افزایش اعتماد کارکنان به سازمان
اطمینان از محرمانه بودن نظرسنجی‌ها، اثرات مثبتی روی روحیه و تعهد افراد به سازمان خواهد داشت. زیرا آن‌ها متوجه می‌شوند در فرآيند برگزاری نظرسنجی، هویت آن‌ها اهمیتی ندارد و تنها نظرات و افکارشان مورد توجه قرار می‌گیرد. وقتی افراد متوجه می‌شوند سازمان به نظرات آن‌ها حتی در حالت محرمانه هم اهمیت می‌دهد، از کار کردن در چنین مجموعه‌ای احساس خوبی پیدا می‌کنند.
کارکنان ممکن است در ابتدا ترجیح بدهند به صورت محرمانه در نظرسنجی‌ها شرکت کنند. به مرور زمان، آن‌ها متوجه می‌شوند مدیرانشان چه واکنشی به پاسخ‌های نظرسنجی خواهند داشت. با افزایش اعتماد کارکنان به سازمان، مشارکت افراد در نظرسنجی‌ها و نیز همراهی آن‌ها در اجرای اقدامات بهبودی ناشی از نظرسنجی‌ها افزایش پیدا می‌کند.
افزایش نرخ مشارکت افراد در نظرسنجی
برگزاری نظرسنجی‌ها به صورت محرمانه، به افراد این امکان را می‌دهد تا بدون هرگونه نگرانی از آینده شغلی خود، نظراتشان را با مدیران در میان بگذارند. این امر موجب می‌شود افراد بیشتری نیز در نظرسنجی‌ها شرکت کنند.
نرخ مشارکت ایده‌آل با توجه به اندازه هر سازمان متفاوت است. برای سازمان‌هایی که کمتر از ۵۰ کارمند دارند، نرخ مشارکت ۸۰ الی ۹۰ درصدی را می‌توان مناسب دانست. یعنی بطور میانگین از هر ۵ کارمند، ۴ نفر در نظرسنجی شرکت کرده‌اند. با افزایش تعداد کارمندان سازمان، نرخ مشارکت ایده‌آل کاهش می‌یابد. در سازمان‌هایی با جمعیت بیشتر از ۵۰۰ نفر، اگر ۷۰ الی ۸۰ درصد از کارکنان در نظرسنجی شرکت کنند، می‌توان به خوبی از وضعیت سازمان آگاه شد. در نهایت، در سازمان‌هایی با جمعیتی بیش از ۱۰۰۰ نفر، نرخ مشارکت ایده‌آل بین ۶۵ الی ۸۰ درصد است.
جمع‌بندی
در این مطلب به اهمیت محرمانه بودن یک نظرسنجی پرداختیم. برگزاری یک نظرسنجی محرمانه اعتماد کارمندان نسبت به سازمان را افزایش داده و باعث می‌شود آن‌ها برای شرکت در این نظرسنجی مشتاق‌تر باشند. بدین ترتیب، سازمان‌ها با برگزاری نظرسنجی‌های محرمانه به نتایج ارزشمندی دست پیدا می‌کنند که با کمک آن‌ها می‌توانند شرایط محیط کار را بهبود بخشیده و باعث ارتقای عملکرد کارکنان شوند.
