تعیین زمان مناسب برای برگزاری نظرسنجی می‌تواند تاثیر زیادی روی میزان مشارکت کارکنان در آن داشته باشد. در شرایط ایده‌آل، باید نظرسنجی را در زمانی مناسب برگزار کرده و آن را در بازه‌های زمانی و ماه‌های مشخصی تکرار کنید تا بهترین بازخورد را دریافت کنید. در ادامه، روز پیشنهادی کندو برای برگزاری نظرسنجی و سایر نکات مهم درباره انتخاب زمان مناسب را مرور می‌کنیم.
بهترین روز برگزاری نظرسنجی
در گذشته پیشنهاد می‌شد که سازمان‌ها از برگزاری نظرسنجی در روزهای اول و آخر هفته پرهیز کنند. دلیل این کار هم مشخص بود؛ روز اول هفته افراد با حجم زیادی از کار روبه‌رو هستند و فرصت کافی برای پاسخگویی به نظرسنجی ندارند و آخرین روز کاری هفته هم به جمع‌بندی وظایف و تکمیل کارهای نیمه تمام اختصاص دارد.
با این حال، طبق داده‌های جمع‌آوری شده توسط پلتفرم منابع انسانی Lattice بیشترین آمار مشارکت به سازمان‌هایی اختصاص دارد که در پنجمین روز هفته (یعنی چهارشنبه در ایران و جمعه در کشورهایی مانند آمریکا) نظرسنجی خود را آغاز کردند. نظرسنجی‌هایی که در چهارمین روز هفته (یعنی سه شنبه در ایران) آغاز شدند نیز نرخ مشارکت بالایی داشتند.
روز سه شنبه معمولا حجم کاری افراد کمتر از روزهای دیگر هفته است و از این جهت فرصت بیشتری برای شرکت در نظرسنجی دارند. دلیل مشارکت بالای کارکنان در نظرسنجی‌هایی که روز چهارشنبه برگزار می‌شوند نیز این است که حتی اگر نتوانند در همان روز سراغ پرسشنامه بروند، آن را به اول لیست کارهای هفته جدیدشان منتقل می‌کنند. بنابراین پیشنهاد ما این است که با توجه به شرایط سازمان خود، یکی از این دو روز را برای آغاز نظرسنجی انتخاب کنید.
بازه زمانی نظرسنجی
یکی از عوامل مهمی که روی میزان مشارکت افراد در نظرسنجی تاثیر می‌گذارد، بازه زمانی آن است. اگر مهلت تکمیل پرسشنامه خیلی کوتاه باشد، ممکن است نتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را جمع‌آوری کنید. در مقابل، دادن زمان بیش از حد به پاسخ‌دهندگان می‌تواند اهمیت و فوریت نظرسنجی را در نگاه آن‌ها کاهش دهد و باعث شود نظرسنجی در میان انبوهی از کارهای نیمه‌تمام گم شود.
تشخیص بازه زمانی ایده‌آل بین گزینه‌های مختلف یک چالش بزرگ است. اگر به دنبال به حداکثر رساندن مشارکت هستید، پیشنهاد می‌شود توجه و منابع خود را روی هفته اول نظرسنجی متمرکز کنید. بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده توسط مجموعه‌های معتبر خارجی مانند Lattice، می‌توان گفت که میانگین زمان پاسخگویی کارکنان کمی بیش از چهار روز است و صرفا افزایش زمان نظرسنجی تاثیر چندانی روی افزایش پاسخگویی افراد به پرسشنامه نخواهد داشت.
ویژگی‌ها و وضعیت سازمان شما است که بازه مورد نیاز نظرسنجی را تعیین می‌کند. شما باید اطمینان حاصل کنید که بیشترین تعداد ممکن از کارکنانتان فرصت شرکت در نظرسنجی را خواهند داشت. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود بازه زمانی نظرسنجی بیشتر از هفت روز باشد تا افرادی که مرخصی هستند یا به هر دلیلی نتوانسته‌اند به سوالات پرسشنامه پاسخ دهند، فرصتی برای شرکت در آن داشته باشند.
فاصله زمانی ایده‌آل بین نظرسنجی‌ها
در حالی که هیچ استراتژی یکسانی برای برگزاری نظرسنجی‌های تعلق و مشارکت وجود ندارد که تمام سازمان‌ها بتوانند از آن استفاده کنند، می‌توان گفت که برگزاری این نوع نظرسنجی‌ها بیشتر از سالی یک مرتبه (ترجیحا هر سه ماه یک بار)، برای سازمان شما مفید خواهد بود. اگر حداقل یک بار در سال از کارکنان خود بازخورد نگیرید، ممکن است متوجه تغییرات نیازها و تجربه‌های آن‌ها نشوید.
میزان تکرار نظرسنجی‌ها در طول سال به عواملی مانند نوع نظرسنجی، طول آن، اطلاعاتی که قصد دارید به دست بیاورید و ویژگی‌های سازمان و مخاطبان هدف (یعنی کارکنان شما) بستگی دارد.
گفتنی است که نظرسنجی‌های تعلق و مشارکت ابزاری ساده و کاربردی برای دریافت بازخورد هستند، اما مهم‌ترین نکته، نوع عملکرد شما در رابطه با داده‌های جمع‌آوری شده است. وقتی یک نظرسنجی برگزار می‌کنید، باید به خودتان زمان کافی بدهید تا بتوانید کارهای زیر را انجام دهید:
- جمع‌آوری بازخورد
- تجزیه و تحلیل پاسخ‌ها
- شناسایی بازخوردهایی که نیاز به توجه دارند
- تهیه لیست اقدامات اصلاحی
- اجرای اقدامات اصلاحی
با توجه به حجم کاری شما، ممکن است هفته‌ها یا ماه‌ها طول بکشد تا فرآیند نظرسنجی را به اتمام برسانید. اگر کارکنان ببینند که بر اساس نظراتشان تغییراتی در سازمان ایجاد شده، احتمال شرکت کردن آن‌ها در نظرسنجی‌های آینده بیشتر می‌شود.
جهت انتخاب بهترین فاصله زمانی برای تکرار نظرسنجی، باید نیازهای سازمان خود را ارزیابی کرده و ریتمی پیدا کنید که مناسب کسب و کارتان است. اما پیشنهاد کندو این است که حتما فاصله زمانی مشخصی را برای برگزاری نظرسنجی‌ها در نظر بگیرید و این کار را در زمان‌های مختلف انجام ندهید. برای مثال، اگر می‌خواهید به صورت سالانه نظرسنجی برگزار کنید، حتما در یک ماه مشخص این کار را انجام دهید؛ اگر نظرسنجی امسال سازمان خود را در ماه مهر برگزار می‌کنید، سعی کنید نظرسنجی سال آینده را نیز برای همان ماه مهر برنامه‌ریزی کنید.
مزایای برگزاری نظرسنجی‌های منظم
دریافت بازخوردهای مکرر و با فاصله زمانی یکسان می‌تواند تاثیر قابل توجهی روی میزان مشارکت و تعلق کارکنان شما داشته باشد. بازخوردها به شما کمک می‌کنند مشارکت و تعلق کارکنان را ارزیابی کنید و از انگیزه و تعهد آن‌ها مطلع شوید. وقتی با توجه به بازخورد کارکنان شرایط را بهبود می‌بخشید، باعث می‌شوید آن‌ها احساس کنند ارزشمند هستند و نظراتشان مهم است.
برخی از مزایای برگزاری نظرسنجی‌های منظم عبارتند از:
- بهبود روحیه کارکنان
- کاهش میزان ترک شرکت توسط کارکنان
- افزایش رضایت کارکنان
- بهره‌وری بالاتر
به یاد داشته باشید که کارکنان شما از اینکه نظراتشان اهمیت داشته باشند و بیان آن‌ها تغییرات مثبتی در محل کار به وجود بیاورد، خوشحال خواهند شد. کارکنان خوشحال، رضایت بیشتری از شغل خود دارند و این مسئله باعث کاهش میزان استعفا، افزایش بهره‌وری و عملکرد بهتر کسب و کار می‌شود.
