نرم‌افزار سنجش تجربه کارکنان ابزاری است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا مشارکت و رضایت کارکنان را بهبود ببخشد. این نرم‌افزار همچنین به حفظ کارکنان شایسته در سازمان کمک می‌کند و فرآیندهای مهمی مانند برگزاری نظرسنجی، تعیین هدف و ایجاد اقدامات اصلاحی را برای شرکت‌ها تسهیل می‌کند.
نرم‌افزارهای سنجش تجربه کارکنان به شرکت شما در اندازه‌گیری و بهبود میزان مشارکت و تعلق کارکنان کمک می‌کنند. این ابزارهای کاربردی در ایجاد یک فرهنگ سازمانی مناسب که از رشد و شکوفایی کارمندان حمایت می‌کند، نقش موثری دارد. یک نرم‌افزار اینگیجمنت سازمان را به سوی بهره‌وری، رشد و سود بیشتر هدایت خواهد کرد.
آشنایی با مزایای این نرم‌افزارها
نرم‌افزارهای سنجش تجربه کارکنان می‌توانند مزایایی متعددی برای سازمان شما به همراه داشته باشند. در ادامه به برخی از این مزایا اشاره شده است.
حفظ کارکنان
این دسته از نرم‌افزارها می‌توانند به کسب و کارها کمک کنند تا عواملی را که بر میزان مشارکت و تعلق تاثیر می‌گذارند شناسایی کرده و تغییراتی را برای بهبود آن‌ها اعمال کنند. عواملی مانند مورد قدردانی قرار گرفتن، پاداش یا مشارکت کارکنان را می‌توان به راحتی مورد بررسی قرار داد. از این عوامل می‌توان برای تدوین استراتژی‌های حفظ کارکنان استفاده کرد.
طبق گفته گالوپ، تعلق و مشارکت بالا می‌تواند تاثیری ۱۸ الی ۴۳ درصدی روی حفظ کارکنان داشته باشد. همچنین، به گفته Oracle NetSuite، تعلق و مشارکت می‌تواند باعث کاهش ۴۰ درصدی خروج کارکنان شود.
بهره‌وری بیشتر
این نرم‌افزارها می‌توانند بهره‌وری کارکنان را با ترکیب قدردانی و پاداش با اهداف سازمانی افزایش دهند. این اقدام باعث می‌شود کارکنان انگیزه درونی بیشتری برای انجام وظایف خود داشته باشند و احساس نکنند که مدیرشان انتظارات بیش از حد دارد. این مسئله تاثیر قابل توجهی بر میزان بهره‌وری افراد باقی گذاشته و می‌تواند میزان بهره‌وری آن‌ها را تا ۱۸ درصد افزایش دهد (گالوپ).
افزایش درآمد
احتمال اینکه کارکنان متعهد از مسئولیت‌های شغلی خود فراتر بروند و باعث افزایش رضایت مشتریان شما و همچنین بیشتر شدن درآمدتان شوند، زیاد است. طبق آمار منتشر شده توسط گالوپ، تعلق و مشارکت تاثیری ۲۳ درصدی بر افزایش درآمد در تیم‌هایی با تعلق و مشارکت بالا دارد.
نوآوری، خلاقیت و کار تیمی
صاحبان کسب و کار با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانند کارکنان خود را به همکاری با یکدیگر تشویق کرده و آن‌ها را به سوی خلاقیت و نوآوری بیشتر هدایت کنند. همچنین، کارکنانی که سطح مشارکت و تعلق بالایی دارند در ارائه بازخوردهای لحظه‌ای و قدردانی از همکاران خود بهتر عمل می‌کنند. وجود این ویژگی‌ها باعث می‌شود که یک کسب و کار بتواند همواره یک قدم از رقبای خود جلوتر باشد.
بهبود ارتباطات
استفاده از نرم‌افزارهای سنجش تجربه کارکنان می‌تواند ارتباطات بین کارکنان و مدیریت را بهبود ببخشد. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند به طور منظم از کارکنان خود بازخورد بگیرید و اقدامات لازم برای بهبود شرایط کاری را انجام دهید. در واقع این ابزارها به شما کمک می‌کنند فرم‌های نظرسنجی را از طریق ایمیل برای کارکنان ارسال کنید و با برگزاری نظرسنجی، به خوبی شرایط کاری موجود را مورد ارزیابی قرار دهید.
افزایش رضایت کارکنان
این نرم‌افزارها به کسب و کارها کمک می‌کنند رضایت کارکنان خود را بدون استراتژی‌های قدیمی و گران‌قیمتی مانند افزایش حقوق، بالا ببرند. در واقع با کمک این نوع نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند به مسائل پراهمیت‌تر که روی میزان مشارکت و تعلق تاثیر دارند، بپردازند. علاوه بر این، ارتباط مداوم بین مدیریت و کارکنان باعث می‌شود افرادی که در سازمان شما مشغول به کار هستند احساس تعلق داشته باشند و بدانند زحمت‌هایشان ارزشمند است.
بینش در مورد احساسات کارکنان
یکی دیگر از مزایای نرم‌افزارهای سنجش تجربه این است که می‌توانند داده‌های صحیحی درباره احساسات و میزان مشارکت و تعلق کارکنان به شما ارائه دهند. با کمک این داده‌ها می‌توانید الگوهای تکراری را شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌ای برای بهبود محل کار بگیرید. ابزارهایی مانند نظرسنجی میزان رضایت کارکنان و چیزهایی که می‌خواهند در سازمان تغییر کنند را ارزیابی می‌کند. بدین ترتیب، شما این امکان را دارید که پیش از اینکه چالش‌های کوچک به مشکلاتی بزرگ تبدیل شوند، با آن‌ها مقابله کنید.
حمایت از رشد و توسعه کارکنان
گاهی اوقات، راهکارهای پیشنهادی این نرم‌افزارها به طور مستقیم فرصت‌هایی برای توسعه مهارت‌های جدید، دریافت بازخورد و همچنین پیشرفت شغلی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند. ارائه چنین فرصت‌هایی باعث می‌شود کارکنان احساس کنند روی آن‌ها سرمایه‌گذاری شده و به توانایی‌ها و استعدادهایشان بها داده شده است. بنابراین، مشارکت و تعلق آن‌ها افزایش یافته و نرخ خروج از سازمان کاهش می‌یابد. این مزیت به خصوص برای نسل‌های جوان‌تر کارکنان که اهمیت زیادی برای رشد حرفه‌ای قائل هستند، موثر است.
کاهش غیبت
طبق گفته گالوپ، تعلق و مشارکت بالا در سازمان‌ها می‌تواند تاثیری ۸۱ درصدی بر کاهش غیبت داشته باشد. با بهبود میزان مشارکت و تعلق کارکنان، کسب و کارها می‌توانند غیبت و هزینه‌های مرتبط با آن را کاهش دهند. به طور معمول، کارکنانی که سطح مشارکت و تعلق بالاتری دارند، کمتر از سایر کارکنان از روزهای مرخصی خود استفاده می‌کنند.
مراحل استفاده از نرم‌افزار سنجش تجربه‌ی کارکنان
- هدف خود را تعریف کنید: در مرحله اول هدف خود را مشخص کرده و مطمئن شوید می‌دانید چه انتظاراتی از این نرم‌افزار و آغاز فرآیند سنجش و بهبود مشارکت و تعلق دارید. هدف شما ممکن است بهبود روحیه کارکنان، افزایش بهره‌وری، کاهش نرخ خروج کارکنان و… باشد.
- استراتژی خود را تعیین کنید: یک استراتژی متناسب با اهدافتان که مشخص می‌کند به کدام ابزارهای نرم‌افزار نیاز دارید، مشخص کنید. در قدم بعد، تاکتیک‌های افزایش مشارکت، فاصله زمانی بین اجرای هر کدام و نحوه اندازه‌گیری میزان موفقیت آن‌ها را در نظر بگیرید.
- نرم‌افزار را شخصی‌سازی کنید: تغییرات مورد نیاز خود را در نظرسنجی ایجاد کنید تا بتوانید حداکثر استفاده را از امکاناتی که کندو در اختیار شما قرار داده، داشته باشید. تعریف پرسش‌نامه شخصی‌سازی شده یکی از امکاناتی است که کندو در اختیار شما قرار داده است.
- آموزش‌های لازم را به تیم خود ارائه دهید: نحوه استفاده موثر از نرم‌افزار را به تیم منابع انسانی و مدیران مجموعه خود آموزش دهید. تمام منابع مورد نیاز را در اختیار آن‌ها قرار دهید تا هر آنچه را برای راهنمایی کارکنان نیاز دارند، بیاموزند. به این منظور همکاران ما در کندو هم کنار شما خواهند بود و می‌توانند در جلسه‌ای نحوه‌ی کار کردن با بخش‌های مختلف کندو را به شما آموزش دهند.
- نرم‌افزار را راه بیندازید: برنامه را راه‌اندازی کرده و هدف و مزایای آن را به کارکنان خود اطلاع دهید. از ابزارهای ارتباطی مختلف از جمله نمونه ایمیل‌های اطلاع رسانی‌های لازم پیش از شروع نظرسنجی، ارسال یادآوری‌های منظم در حین اجرای نظرسنجی و نمونه ایمیل‌های اطلاع رسانی نتایج و اقدامات تعریف شده پس از اجرای نظرسنجی استفاده کنید.
- نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیم لازم را بگیرید: به طور منظم وضعیت سازمان خود را مورد ارزیابی قرار دهید. از داده‌های به دست آمده در نظرسنجی‌ها برای تهیه لیستی از اقدامات اصلاحی و افزایش رضایت کارکنان استفاده کنید.
