یکی از مهم‌ترین مراحل پیش از اجرای نظرسنجی، اطلاع‌رسانی به کارکنان سازمان است. پیشنهاد می‌شود پیش از اجرای نظرسنجی، مدیر عامل در یک ایمیل توضیحات لازم و علت برگزاری آن را با کارمندان در میان بگذارد. با انجام این کار، افراد انگیزه بیشتری برای شرکت در نظرسنجی پیدا می‌کنند و نرخ مشارکت افزایش می‌یابد. در ادامه ضمن اشاره به نکات مهمی که باید در این ایمیل ذکر شوند، چند نمونه ایمیل پیشنهادی که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید را در اختیارتان قرار می‌دهیم.
نکات مهم درباره ایمیل مدیر عامل
برای تشریح اهداف نظرسنجی، می‌توانید خودتان متن ایمیل را بنویسید یا از نمونه‌های پیشنهاد شده توسط کندو استفاده کنید. در هر صورت، اشاره به نکات زیر ضروری است. فراموش نکنید که این ایمیل با ایمیل دعوت به نظرسنجی متفاوت است.
- به ناشناس بودن پاسخ‌ها اشاره کنید. این مسئله باعث می‌شود افراد احساس آرامش و امنیت داشته باشند و بدون ترس از عواقب منفی، صادقانه به سوالات پاسخ بدهند.
- به کارمندان اطمینان دهید که نتایج نظرسنجی با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده و از این نتایج برای بهبود شرایط سازمان استفاده خواهد شد.
- به کارمندان خود این اطمینان را بدهید که با شرکت در نظرسنجی می‌توانند تغییرات مورد نیاز را به وجود بیاورند.
- زمان تقریبی مورد نیاز برای پاسخ دادن به نظرسنجی و تعداد سوالات آن را ذکر کنید.
نمونه ایمیل‌های مدیر عامل به کارمندان
در ادامه نمونه‌هایی از ایمیل‌های مدیر عامل به کارمندان را مشاهده خواهید کرد.
نمونه ۱
با سلام
ما در [نام سازمان] قصد داریم به زودی در سازمان خود نظرسنجی [نام نظرسنجی] را برگزار کنیم. هدف از برگزاری این نظرسنجی، تهیه گزارشی از وضعیت سازمان و مشکلات اصلی آن است. پاسخ دادن به سوالات تنها حدود [زمان مورد نیاز] دقیقه طول می‌کشد.
به همین منظور، در [تاریخ را وارد کنید] یک ایمیل دعوت به نظرسنجی از [نام فردی که ایمیل را ارسال می‌کند] دریافت خواهید کرد.
این نظرسنجی توسط پلتفرم کندو برگزار می‌شود و می‌توانیم با کمک آن، سراغ بررسی مشکلاتی برویم که حل کردن آن‌ها در رشد و پیشرفت سازمان موثر خواهد بود. لطفا توجه داشته باشید که نظرسنجی مورد نظر به صورت کاملا ناشناس برگزار می‌شود. برای آگاهی از سیاست‌های کندو در خصوص ناشناس بودن نظرسنجی، کلیک کنید. شرکت کردن در این نظرسنجی اختیاری است. با این حال، پیشنهاد می‌کنیم حتما در آن شرکت کنید. چرا که مشارکت بالای شما در این نظرسنجی به ما کمک می‌کند اشراف دقیق‌تری نسبت به مسائل و مشکلات سازمان پیدا کرده و سراغ اقداماتی برویم که کار کردن در [نام سازمان] را آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر می‌کند.
اگر سوال یا ابهامی در رابطه با این نظرسنجی دارید، حتما آن را با من در میان بگذارید. لازم به یادآوری است که لینک شرکت در این نظرسنجی در [تاریخ] برای شما ارسال خواهد شد.
با احترام
[نام مدیر عامل]
نمونه ۲
با سلام
در هفته‌های آینده، قصد برگزاری یک نظرسنجی سازمانی را در [نام سازمان] داریم. این پرسشنامه برای به دست آوردن درک بهتری از روحیه، میزان رضایت و مشارکت کارمندان در [نام سازمان] برگزار می‌شود. نظرات شما برای ما مهم هستند و این پرسشنامه، فرصت شما برای به اشتراک گذاشتن این نظرات است.
فرآیند نظرسنجی به صورت کاملا مستقل زیر نظر پلتفرم کندو برگزار خواهد شد. کندو، نظرسنجی را به صورت آنلاین و در بستر اینترنت برگزار خواهد کرد و تمام پاسخ‌های شما ناشناس خواهند بود. سازمان ما به صورت مستقیم به پاسخ‌های افراد دسترسی ندارد و تنها نتایج ناشناس ارائه شده توسط کندو را مشاهده خواهد کرد. بنابراین، لطفا هنگام تکمیل نظرسنجی صادق و رک باشید. برای آگاهی از سیاست‌های کندو در خصوص ناشناس بودن نظرسنجی، کلیک کنید.
پس از اینکه نتایج نظرسنجی توسط کندو در اختیار ما قرار گرفت، آن را با شما به اشتراک می‌گذاریم تا از وضعیت سازمان آگاه شوید. در ماه‌های پس از برگزاری نظرسنجی نیز مدیریت و منابع انسانی سازمان با تیم‌های مختلف جلسه خواهند داشت تا برنامه‌ریزی‌های لازم برای بهبود فرهنگ و عملکرد سازمان و همچنین حل مشکلات موجود را انجام بدهند.
بر اساس نتایج نظرسنجی، اقدامات لازم انجام خواهند شد. قوانین و سیاست‌هایی که نیاز به تغییر دارند، اصلاح می‌شوند. آن دسته از مدیران که مهارت‌های کافی ندارند، در جهت تقویت مهارت‌هایشان راهنمایی می‌شوند. از مدیرانی که عملکرد خوبی داشته‌اند نیز قدردانی می‌شود. همچنین، میزان تعامل دو طرفه بین مدیریت و کارمندان افزایش می‌یابد. بطور کلی، [نام سازمان] به مکانی بهتر برای کار کردن تبدیل خواهد شد.
ما دوست داریم که مشارکت حداکثری در این نظرسنجی وجود داشته باشد تا از نظرات همه‌ی کارمندان آگاه شویم. وقتی ایمیل دعوت به نظرسنجی را در [تاریخ ارسال ایمیل دعوت] دریافت کردید، لطفا در آن شرکت کنید.
با احترام
[نام مدیر عامل]
نمونه ۳
با سلام
من به عنوان مدیر عامل [نام سازمان] معتقدم که شما کارمندان یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت سازمان هستید. بدون تلاش‌های شما، ارائه خدمات با کیفیت به مشتریان غیر ممکن می‌شد. برای اینکه اطمینان حاصل کنیم مدیران ما می‌توانند فضایی امن برای شما بسازند که در آن بهترین عملکرد را داشته باشید و در حوزه کاری خود پیشرفت کنید، باید بدانیم که حال شما در محل کار چطور است و چه مسائلی برایتان اهمیت زیادی دارند.
به همین دلیل، تصمیم گرفتیم در تاریخ [درج تاریخ] یک نظرسنجی سازمانی برگزار کنیم. در ادامه به جزئيات این نظرسنجی اشاره می‌کنم.
- کوتاه است: شرکت در این نظرسنجی تنها [زمان] دقیقه از شما وقت می‌گیرد.
- ناشناس است: این نظرسنجی به صورت مستقل توسط پلتفرم کندو برگزار می‌شود و ۱۰۰ درصد ناشناس است. پاسخ‌های شرکت‌کنندگان به هیچ فردی (حتی من) نمایش داده نمی‌شوند و تنها نتایج کلی نظرسنجی در اختیار ما قرار می‌گیرد. پس لطفا در پاسخ به سوالات صادق و صریح باشید. برای آگاهی از سیاست‌های کندو در خصوص ناشناس بودن نظرسنجی، کلیک کنید.
- اهمیت زیادی دارد: این نظرسنجی صرفا جهت تهیه گزارش نیست. نتایج آن با شما به اشتراک گذاشته می‌شوند و سپس اقدامات لازم برای بهبود شرایط کاری در [نام سازمان] انجام می‌شوند.
مراحل بعدی چیست؟
- در تاریخ [درج تاریخ] ایمیلی از [نام فردی که ایمیل دعوت را ارسال خواهد کرد] یا پیامکی حاوی لینک شرکت در نظرسنجی دریافت می‌کنید. با کلیک روی لینک، می‌توانید در نظرسنجی شرکت کنید.
- از [تاریخ شروع نظرسنجی] تا [تاریخ پایان نظرسنجی] برای پاسخ دادن به سوالات نظرسنجی فرصت خواهید داشت.
با تشکر
[نام مدیر عامل]
جمع‌بندی
در این بخش با نکات مهم مرتبط با ایمیل اطلاع رسانی مدیرعامل به کارمندان درباره نظرسنجی سازمانی آشنا شدیم و سه نمونه پیشنهادی کندو را در اختیار شما قرار دادیم. این ایمیل‌ها پیش از اجرای نظرسنجی جهت تشریح اهداف آن توسط مدیرعامل برای تمام کارمندان سازمان ارسال می‌شوند. شما می‌توانید با توجه به فرهنگ سازمان و نوع ارتباط مدیرعامل با کارمندان، متن ایمیل‌های نمونه را تغییر بدهید.
لازم به یادآوری است که این ایمیل با ایمیل دعوت به نظرسنجی متفاوت است. پس از ارسال ایمیل تشریح اهداف توسط مدیرعامل، ایمیل دعوت به نظرسنجی که حاوی لینک شرکت در نظرسنجی است، توسط یکی از کارمندان بخش منابع انسانی برای کارمندان ارسال می‌شود. برای مشاهده نمونه ایمیل‌های دعوت کارمندان به نظرسنجی، کلیک کنید.
