تعریف لیست اقدامات اصلاحی یا اکشن پلن (Action plan) یکی از مهم‌ترین مراحلی است که پس از برگزاری نظرسنجی انجام می‌شود و بدون این کار، برگزاری نظرسنجی تقریبا بی‌فایده خواهد بود. پس از اینکه نقاط نیازمند بهبود را در سازمان خود شناسایی کردید، می‌توانید سراغ تعریف لیست اقدامات اصلاحی بروید. برای این کار می‌توانید از اقدامات پیشنهادی کندو استفاده کنید یا خودتان بطور اختصاصی و با توجه به نیازهای سازمانتان اقدامات جدید تعریف کنید. در ادامه با جزئیات مربوط به هر دو روش ایجاد لیست اقدامات اصلاحی آشنا خواهیم شد.
ضرورت ایجاد لیست اقدامات اصلاحی
لیست اقدامات اصلاحی گام‌هایی که باید در سطوح مدیریتی، تیمی یا فردی بردارید را تعیین می‌کند تا بتوانید مشکلاتی که طی نظرسنجی شناسایی شدند را بهبود بخشیده و مشارکت و تعلق کارکنان سازمان را افزایش دهید. به یاد داشته باشید که سرمایه‌گذاری روی افزایش مشارکت کارکنان همواره برای سازمان شما مفید خواهد بود.
اگر متوجه شدید که تعداد قابل توجهی از کارکنان با مشکلات مشابهی رو به رو می‌شوند، مانند حجم زیاد کار یا نبود فرصت‌هایی برای آموزش و توسعه، بهتر است به ایجاد لیستی از اقدامات اصلاحی فکر کنید. تهیه چنین لیستی از اهمیت بالایی برخوردار است و می‌تواند مزایای متعددی برای سازمان شما داشته باشد. در ادامه به برخی از این مزایا اشاره می‌کنیم.
- موجب بهبود تجربه کارکنان و تقویت روحیه آن‌ها می‌شود: اجرای اقدامات لازم بر اساس نتایج نظرسنجی، به کارکنان شما نشان می‌دهد که بازخوردشان اهمیت دارد و از دلسردی و ناامید شدن آن‌ها از شرکت در نظرسنجی‌های آتی جلوگیری می‌کند.
- مشارکت و تعلق سازمانی را به مسئله‌ای مهم برای همه‌ی افراد تبدیل می‌کند: داشتن یک لیست اقدامات اصلاحی باعث می‌شود همه‌ی افراد، از جمله اعضای تیم‌ها، مدیران میانی و مدیران اجرایی به بهبود مشارکت اهمیت بدهند.
- باعث افزایش نگهداشت کارکنان می‌شود: با بهبود شاخص هایی که امتیاز پایین‌تری در نظرسنجی داشته‌اند، میزان تعلق و مشارکت کارکنان افزایش می‌یابد. کارکنانی که مشارکت و تعلق بالایی دارند، انعطاف‌پذیرتر و پربازده‌تر هستند. همچنین، احتمال اینکه این کارکنان شغل خود را ترک کنند یا غیبت داشته باشند نیز پایین‌تر است.
- به اندازه‌گیری دقیق‌تر میزان پیشرفت در افزایش مشارکت کمک می‌کند: لیست اقدامات اصلاحی عوامل اصلی تاثیرگذار روی مشارکت، نقاط عطف و معیارهایی که باید برای سنجش میزان موفقیت خود در بهبود بخشیدن به مشارکت در نظر بگیرید را به خوبی مشخص می‌کند.
چگونه در کندو لیست اقدامات اصلاحی ایجاد کنیم؟
پس از برگزاری نظرسنجی، در صفحه گزارش نظرسنجی و بخش سوال‌ها می‌توانید وضعیت پاسخ‌دهی کارکنان به هر سوال را مشاهده کنید. در این قسمت با علامت زدن بخش تمرکز و سپس انتخاب گزینه افزودن اقدام، پنجره‌ی افزودن اقدام اصلاحی باز می‌شود. کندو با کمک متخصصان منابع انسانی، تعدادی اقدام اصلاحی متناسب با هر سوال را ایجاد کرده و در اختیار شما قرار داده است که می‌توانید یک یا چند مورد از آن‌ها را انتخاب کنید.
اگر با توجه به نیازهای سازمان خود ترجیح می‌دهید اقدامات دیگری را در پیش بگیرید، می‌توانید از امکان تعریف اقدام جدید استفاده کنید. در این بخش باید عنوان اقدام و توضیحات مرتبط با آن را اضافه کنید. در مرحله آخر نیز باید گروه هدف اقدام اصلاحی (مانند دپارتمان، سطح ارشدیت و جنسیت) و ددلاین یا سررسید اجرای آن را انتخاب کنید.
6 گام برای ایجاد لیست اقدامات اصلاحی جدید
اگر احساس می‌کنید مشارکت کارکنان در سازمان شما کم است، می‌توانید با برگزاری یک نظرسنجی نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید. برای تعیین اقدامات اصلاحی و بهبود میزان مشارکت و تعلق کارکنان، باید مراحل زیر را طی کنید:
1. اهداف خود را مشخص کنید
برای اینکه اطمینان حاصل کنید با برگزاری نظرسنجی به داده‌های صحیح و کاربردی دست پیدا خواهید کرد، ابتدا باید اهداف خود را تعیین کنید. داشتن اهداف روشن و مشخص روند تهیه لیست اقدامات اصلاحی را تسهیل کرده و نتایج بهتری برای نظرسنجی ایجاد می‌کند. این مسئله، کاربردی و مفید بودن نظرسنجی‌ها به عنوان ابزار بازخورد داخلی را نشان می‌دهد.
برای مثال، ممکن است بخواهید درباره احساس کارکنان نسبت به فرصت رشد و توسعه بازخورد بگیرید. آیا به نظر آن‌ها آموزش‌های حین کار، امکان شرکت در همایش‌ها و ورکشاپ‌ها و سایر فرصت‌هایی یادگیری که به کارکنان ارائه می‌شوند، کافی هستند؟ آیا از کیفیت دوره‌های آموزشی که در اختیارشان قرار می‌گیرد راضی هستند؟ آیا آن‌ها احساس می‌کنند که در شغلشان امکان رشد و پیشرفت دارند؟ دانستن موضوعاتی که می‌خواهید از همان ابتدا روی آن‌ها تمرکز کنید، به شما در انتخاب سوالات مناسب کمک می‌کند.
2. یک نظرسنجی برای سنجش میزان مشارکت کارکنان برگزار کنید
پس از انتخاب موضوعات یا اهدافی که می‌خواهید روی آن‌ها تمرکز کنید، زمان انتخاب نظرسنجی مناسب فرا می‌رسد. در این مرحله عجله نکنید و مطمئن شوید که پس از بررسی توضیحات کندو درباره هر نوع نظرسنجی، بهترین پرسش‌نامه را برای سازمان خود انتخاب می‌کنید.
3. نتایج نظرسنجی را بررسی کنید
صرفا مرور نتایج نظرسنجی فایده چندانی نخواهد داشت. باید پاسخ‌ها را تجزیه و تحلیل کرده و الگوهای موجود در آن‌ها را شناسایی کنید تا متوجه شوید این داده‌ها واقعا چه معنایی دارند.
در قدم اول می‌توانید تعداد افرادی که در نظرسنجی شرکت کرده‌اند را بررسی کنید. این مسئله بطور مستقیم داده‌های دقیقی درباره میزان مشارکت در سازمان شما ارائه نمی‌کند، اما به شما نشان می‌دهد که کارکنان تا چه اندازه به شرکت در نظرسنجی تمایل نشان می‌دهند. همچنین، می‌توانید میزان شرکت در نظرسنجی را با سایر معیارهای مشارکت مانند eNPS و نرخ نگهداری مقایسه کنید.
هنگام آنالیز نتایج تا حد امکان ریزبین باشید. داده‌های کمی و کیفی و پاسخ سوالات تشریحی را به دقت بررسی کنید تا احساس کارکنانی که به این سوالات پاسخ دادند برایتان قابل درک باشد.
4. اقدامات اصلاحی ابتدایی را تعیین کنید
حالا زمان آن فرا رسیده که نتایج نظرسنجی را به کار بگیرید. از داده‌های به دست آمده برای شناسایی نقاط نیازمند بهبود و تعیین چارچوب اصلی اقدامات اصلاحی استفاده کنید. طراحی اقدامات اصلاحی قابل اجرا می‌تواند نقش مهمی در بهبود شرایط کار در سازمان شما داشته باشد.
5. برای تسهیل نظارت بر پیشرفت، مراحل اصلی کار را مشخص کنید
اقدامات اصلاحی شما باید مراحل اصلی یا مقیاس‌هایی برای سنجش موفقیت داشته باشند. با کمک این مقیاس‌ها شما می‌توانید میزان پیشرفت برنامه‌ها و انجام شدن اقدامات را دنبال کنید. در ادامه چند مثال از این مراحل یا مقیاس‌ها آورده شده است:
- X درصد افزایش نرخ مشارکت در نظرسنجی در شش ماه آینده
- افزایش امتیاز eNPS تا X درصد در شش ماه آینده
- X درصد افزایش نرخ نگهداری تا سال آینده
- X درصد کاهش غیبت در سال آینده
برای نظارت بر میزان پیشرفت می‌توانید از مقیاس‌های کوتاه‌مدت‌تر و دقیق‌تر نیز استفاده کنید:
- افزایش ده درصدی در تکمیل دوره‌های آموزشی در سه ماه آینده
- برگزاری جلسات توسعه حرفه‌ای توسط مدیران در فاصله‌های زمانی سه ماهه
- ایجاد امکان دورکاری و شناوری ساعت کاری تیم X در بازه زمانی دو ماهه
- برگزاری جلسات اشتراک دانش به منظور کمک به رشد و توسعه فردی کارمندان در فاصله‌های زمانی سه ماهه
6. پیگیر باشید
داشتن ساز و کارهایی برای پیگیری تاثیرات اقدامات اصلاحی می‌تواند در افزایش مشارکت به کارکنان بخش منابع انسانی و سایر ذی‌نفعان کمک کند. علاوه بر آن، می‌توانید در چت‌ها، جلسات 1:1 و جلسات گروهی از میزان پیشرفت و تاثیر اقدامات اصلاحی اجرا شده مطلع شوید.
نکاتی که باید هنگام تهیه لیست اقدامات اصلاحی در نظر بگیرید
- در هر لحظه روی یک مسئله متمرکز شوید: بهترین راه برای دستیابی سریع به اهداف، تمرکز روی نقاط ضعف خاص یا فرصت‌هایی برای بهبود است که تاثیر زیادی روی تیم خواهند داشت. این روش، بسیار بهتر از این است که هم‌زمان روی مسائل و مشکلات مختلف تمرکز کنید.
- تعریف لیست اقدامات اصلاحی را به فرآیندی تیمی تبدیل کنید: از اهمیت مشارکت کارکنان در تعریف اقدامات اصلاحی غافل نشوید. اگر از همان مراحل ابتدایی به آن‌ها اجازه مشارکت ندهید، ممکن است بین تجربه‌ی آن‌ها و دیدگاه مدیریت فاصله زیادی شکل بگیرد.
اهداف اسمارت (SMART) تعیین کنید: این کلمه مخفف دقیق، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای محدوده زمانی است. برای مثال، ممکن است هدف شما افزایش مشارکت کارکنان باشد، اما این هدف ویژگی‌های اهداف اسمارت را ندارد. یک نمونه از اهداف اسمارت عبارت است از: کاهش 30 درصدی غیبت کارکنان تا فصل بعدی با کمک ایجاد یک برنامه کاری منعطف.
