سیستم ats یکی از ابزارهای پرطرفدار در حوزه فناوری استخدام به شمار می‌رود که فرایند استخدام و جذب نیرو را برای استخدام‌کنندگان، کارفرمایان و تیم منابع انسانی سازمان‌های مختلف، ساده کرده و به روند آن سرعت می‌بخشد. اما این سیستم دقیقا چه مزایایی دارد؟ در این مقاله از سایت کندو قصد داریم پس از آشنایی با سیستم ats، به مهم‌ترین مزایای ATS بپردازیم.
ats چیست ؟
در پاسخ به سوال «ats چیست؟» باید گفت ATS مخفف عبارت Applicant tracking System و به معنای سیستم ردیابی متقاضی است که به‌عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت استخدام شناخته می‌شود.
یک سیستم ats مانند برنامه کندو، در زمینه ساده‌سازی و بهبود کیفیت همه مراحل استخدامی، از جمله ایجاد آگهی استخدام، انتشار آن در سایت‌های کاریابی مختلف، غربالگری و ارزیابی رزومه‌ها و انجام مصاحبه شغلی، به استخدام‌کنندگان و کارجویان کمک می‌کند.
برای آنکه درباره سیستم ats اطلاعات بیشتری به دست آورید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «ats چیست؟» را از بلاگ کندو مطالعه کنید.
مهم‌ترین مزایای ATS
همان‌طور که گفته شد، استفاده از نرم افزار ATS در فرایند استخدام، با مزایای بسیاری همراه خواهد بود. در این قسمت به تعدادی از مهم‌ترین مزیت‌های این نرم‌افزار خواهیم پرداخت.
خودکار کردن کارهای اداری خسته‌کننده و زمان‌بر
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های جذب و استخدام کارمندان جدید برای استخدام‌کنندگان، حجم زیاد کارهای مرتبط به آن است.
انتشار آگهی‌های استخدام در سایت‌های کاریابی مختلف به‌صورت جداگانه، بررسی رزومه‌های متعدد و ارزیابی آن‌ها، زمان‌بندی مصاحبه و ارسال پیام برای کارجویان مختلف، از جمله این کارهای خسته‌کننده، تکراری و زمان‌بر در فرایند استخدام هستند.
با استفاده از سامانه ats در مراحل مختلف استخدام، بسیاری از این موارد به‌صورت خودکار انجام شده و دیگر نیازی به صرف زمان زیاد برای کارهای تکراری و خسته‌کننده نیست.
بهبود همکاری و مشارکت آسان افراد مرتبط در فرایند استخدام
باتوجه به پیچیدگی فرایند استخدام کارکنان در بخش‌های مختلف یک سازمان، معمولا افراد یا بخش‌های متعددی باید در این فرایند مشارکت کنند. علاوه بر لزوم این امر از نظر اداری، حضور مدیران مرتبط و اعضای تیم در فرایند تصمیم‌گیری از جمله تصمیم‌گیری درباره جذب افراد جدید، روشی موثر برای حفظ و ارتقای فرهنگ سازمانی به‌حساب می‌آید.
نرم افزار ATS فضایی مشترک برای اعضای تیم استخدام با هدف انجام کارهای مشارکتی همچون ارزیابی متقاضیان و ارائه بازخورد ایجاد کرده است. به همین دلیل می‌توان گفت که یکی دیگر از مزایای ATS، بهبود همکاری و مشارکت آسان افراد مرتبط در فرایند استخدام، محسوب می‌شود.
خداحافظی با اتلاف وقت برای بررسی رزومه‌های غیرمرتبط
طبق آمار منتشر شده، به طور میانگین حدود 75 تا 88 درصد رزومه‌های دریافتی متقاضیان، واجد شرایط موقعیت شغلی موردنظر نیستند. در نتیجه، دستیابی به رزومه‌های مرتبط و استعدادهای برتر به‌صورت دستی، کاری پیچیده و زمان‌بر خواهد بود.
در اینجا نیز ats کارجویان به کمک تیم استخدام می‌آید و با کارهایی از جمله فیلترکردن درخواست‌های غیرمرتبط، باعث می‌شود که ارزیابی رزومه متقاضیان به‌جای چند ساعت، در عرض چند ثانیه انجام شود.
مطلب مرتبط: ویژگی‌های یک سیستم ats حرفه‌ای چیست؟
سرعت بخشیدن به چرخه استخدام و کاهش زمان استخدام
تمرکز و سازماندهی اطلاعات همه متقاضیان در یک پلتفرم واحد به بهینه‌کردن فرایند استخدام کمک بسیاری می‌کند.
در واقع، سیستم ردیابی کارجویان، مراحل مختلف استخدام از دریافت درخواست‌های شغلی تا انتخاب متقاضیان برتر، زمان‌بندی مصاحبه و استخدام فرد مناسب برای موقعیت شغلی موردنظر را در کمترین زمان ممکن انجام می‌دهد و در مجموع می‌توان گفت، کل چرخه استخدام را تسریع کرده و زمان آن را تا حد قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.
ساده‌سازی و سازماندهی فرایند استخدام
این مزیت، یکی از مهم‌ترین مزایای ATS است که در ادامه درباره آن بیشتر توضیح خواهیم داد.
همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، فرایند استخدام از بخش‌ها و مراحل مختلفی همچون نوشتن شرح شغل، ارسال فرصت‌های شغلی در سایت‌های کاریابی و رسانه‌های اجتماعی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مصاحبه و راهنمایی اعضای جدید تیم در فرایند ورود به سیستم، تشکیل شده است.
انجام درست این بخش‌ها پیچیده بوده و امکان بروز سردرگمی در تیم استخدام را افزایش می‌دهد. امکان دارد این افراد، ارسال ایمیل به یکی از متقاضیان یا قرار مصاحبه با آن‌ها را فراموش کنند و یا درگیر اشتباهات و حواس‌پرتی‌های مختلف شوند.
باتوجه به توضیحات گفته شده، سازماندهی فرایند استخدام و ساده کردن مراحل مختلف آن، یکی از مهم‌ترین مزایای ATS محسوب می‌شود. با استفاده از این سیستم، خیالتان راحت خواهد بود که هیچ ایمیل یا قرار مصاحبه‌ای فراموش نمی‌شود. علاوه بر این، نرم افزار ats به ایجاد یک روند تکرارپذیر و سازماندهی شده برای رفع نیازهای استخدام کمک می‌کند.
ارتقای برند کارفرمایی
معمولا بسیاری از سازمان‌ها به دلیل حجم زیاد رزومه‌ها و زمان‌بر بودن، رزومه‌های متقاضیان یا مصاحبه‌های شغلی را تعیین وضعیت نمی‌کنند و پاسخ روشنی به درخواست شغلی آن‌ها نمی‌دهند. همین عامل باعث می‌شود که کارجویان از تعیین وضعیت نشدن درخواست شغلی و پاسخگو نبودن کارفرما ناراضی باشند و در نهایت، نسبت به سازمان موردنظر، دیدی منفی پیدا کنند.
اما در صورت استفاده از سیستم ats می‌توان اطلاع‌رسانی‌هایی همچون ردکردن یا پذیرش کارجو، تعیین زمان مصاحبه و یا لغو مصاحبه را به‌صورت خودکار از طریق ایمیل یا پیامک انجام داد و به این صورت تعیین وضعیت کرد. بدین ترتیب، تصویر خوبی از سازمان در ذهن کارجویان نقش می‌بندد که این امر، به ارتقای برند کارفرمایی کمک بسیاری خواهد کرد.
بهبود تجربه کارجویی
مزایای ATS که تاکنون درباره آن‌ها صحبت کردیم، شامل مزایای این سیستم برای کارفرمایان و سازمان‌ها بود. اما انواع ats برای کارجویان نیز مزیت‌های مختلفی خواهد داشت. در حقیقت، ats کارجویان به ساده‌سازی فرایند استخدام برای کارجویان نیز کمک می‌کند.
کارجویان با استفاده از ATS می‌توانند فرایند درخواست و ارسال رزومه برای آگهی استخدامی سازمان را از طریق سیستم یا تلفن همراه خود انجام دهند و در مراحل بعد نیز به‌راحتی از اطلاع‌رسانی‌های مختلف مانند تعیین وضعیت رزومه و زمان‌بندی مصاحبه مطلع گردند.
باید به این نکته نیز اشاره کرد که بهبود تجربه کارجویان در نهایت به مزیتی برای سازمان شما نیز تبدیل خواهد شد. چرا که در این صورت همه متقاضیان، چه در نهایت استخدام شوند و چه درخواستشان رد شود، با استفاده از نرم افزار ATS تجربه خوبی از ارسال رزومه و مراحل بعدی خواهند داشت. این موضوع باعث می‌شود تصویر مثبتی از سازمان شما در ذهنشان باقی بماند و در گذر زمان به ارتقای برند کارفرمایی کمک کند.
ارائه گزارش‌های پیشرفته
یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای ATS، ارائه گزارش‌های پیشرفته در مراحل مختلف استخدام است. اما ATS چگونه این کار را می‌کند و این مزیت چه کمکی به سازمان‌ها خواهد کرد؟
بدیهی است که داشتن داده‌های مناسب به تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند. سیستم ats، بر اساس معیارهای تعیین شده از سوی سازمان، داده‌های بخش‌های مختلف فرایند استخدام را جمع‌آوری می‌کند و با استفاده از تجزیه‌وتحلیل این اطلاعات، در زمان مناسب، گزارش‌های دقیقی را به‌صورت خودکار ارائه می‌دهد.
توانایی ردیابی کارجویان و پیگیری اطلاعات فرصت‌های شغلی و همین‌طور گزارش تجزیه‌وتحلیل‌های استخدام می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود کیفیت استخدام و اصلاح فرایند استخدام در صورت لزوم، کمک کند.
یکپارچه‌سازی با سایت‌های کاریابی مختلف
همان‌طور که پیش‌تر گفته شد، یکی از مشکلات مدیران منابع انسانی، ارسال آگهی‌های استخدامی سازمان خود برای سایت‌های کاریابی مختلف است.
اما در سامانه ats این امکان برای استخدام‌کنندگان ایجاد شده است که بتوانند بدون صرف زمان برای یافتن، بازدید و ارسال فرصت‌های شغلی سازمان برای سایت‌های کاریابی مختلف، تنها با یک کلیک، آگهی استخدام را در همه این سایت‌ها منتشر کرده و به میلیون‌ها متقاضی بالقوه دسترسی پیدا کنند.
در واقع، با ارسال خودکار فرصت‌های شغلی به سایت‌های کاریابی و شبکه‌های اجتماعی مختلف، امکان دیده‌شدن آگهی توسط افراد بیشتری وجود خواهد داشت و در نهایت افراد توانمندتری برای آن، رزومه ارسال خواهند کرد. به همین دلیل یکی از مهم‌ترین مزایای ATS، یکپارچه‌سازی سایت‌های کاریابی مختلف و امکان ارسال هم‌زمان آگهی استخدامی برای آن‌ها است.
تسریع روند استخدام
اگر استخدام‌کنندگان به‌صورت دستی مراحل مختلف استخدام را پیش ببرند، کارهایی مانند ارسال فرصت‌های شغلی برای سایت‌های کاریابی و شبکه‌های اجتماعی مختلف، بررسی رزومه‌های دریافتی، حذف متقاضیانی که واجد شرایط نیستند و ارسال زمان مصاحبه به کارجویان منتخب، احتمالا ساعت‌ها و در مواردی روزها طول خواهد کشید.
اما با استفاده از سیستم ردیابی متقاضی، این کارها بسیار آسان‌تر و سریع‌تر انجام شده و بسیاری از آن‌ها مانند ارسال اعلان به متقاضیان و یا تعیین زمان مصاحبه، به‌صورت اتوماتیک و تنها در عرض چند ثانیه انجام خواهند شد.
یکپارچگی داده‌ها و بررسی دقیق‌تر رزومه کارجویان
استفاده از سیستم ATS، این امکان را برایتان فراهم می‌کند که به همه رزومه‌ها و تمامی جزئیات موردنیاز برای بررسی متقاضیان به‌صورت یکجا، در فضایی ابری دسترسی داشته باشید.
در این سامانه بدون نیاز به خروج از برنامه، این امکان را خواهید داشت که از اطلاعات یک متقاضی به رزومه فرد دیگری رجوع کنید، کارجویان را به‌راحتی با یکدیگر مقایسه نمایید، وضعیت درخواست متقاضیان را تغییر دهید و بدون این که نیازی به خروج از برنامه باشد، کارجویان را انتخاب یا ذخیره کنید.
با استفاده از این سیستم یکپارچه داده، دیگر خطر حذف‌شدن، دیده نشدن یا گم‌شدن درخواست‌های شغلی وجود نخواهد داشت. به همین دلیل، یکپارچگی داده‌ها و به دنبال آن، بررسی دقیق‌تر رزومه کارجویان، یکی از مهم‌ترین مزایای ATS به شمار می‌رود.
باتوجه به توضیحات گفته شده، یکپارچگی داده‌ها، امکان بررسی بهتر رزومه کارجویان و مقایسه راحت‌تر بین آن‌ها را فراهم می‌کند. در نهایت نیز فردی مناسب‌تر انتخاب و نیرویی توانمندتر و حرفه‌ای‌تر، استخدام خواهد شد.
کاهش هزینه‌های استخدام
درصورتی‌که سازمان‌ها از روش استخدام سنتی برای جذب نیرو استفاده کنند، باید به‌ازای استخدام هر نیروی جدید، هزینه قابل‌توجهی را برای فرایند استخدام و غربالگری پرداخت کنند. تکرار این فرایند نیز نیازمند صرف هزینه بالایی خواهد بود.
از طرف دیگر، اگر آن‌ها به دلیل یک غربالگری غیرحرفه‌ای و ناکارآمد، نیروی انسانی ضعیف و نامناسبی را استخدام کنند، هزینه بسیار بیشتری برای سازمان آن‌ها به دنبال خواهد داشت.
نرم افزار ATS برای این مشکل نیز راهکار مناسبی خواهد بود. چرا که این سیستم با قیمتی مناسب، کارایی و بهره‌وری بالا و غربالگری حرفه‌ای، می‌تواند در حل این مشکل به سازمان‌ها کمک بسیاری کند. سازمان‌ها در صورت استفاده از سیستمats هر بار می‌توانند با هزینه‌ای بسیار کمتر از حالت استخدام سنتی، نیرویی توانمند جذب و استخدام کنند.
بهبود کیفیت استخدام
حتما شما هم تا اینجای کار به این نتیجه رسیده‌اید که انجام مراحل مختلف با استفاده از این سیستم، به‌طورکلی، کیفیت استخدام در سازمان‌های مختلف را بالا خواهد برد. به همین دلیل می‌توان گفت که یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای ATS، بهبود کیفیت استخدام است.
تعیین ویژگی‌ها و معیارهای شاخص فرصت شغلی برای غربالگری کارجویان و اولویت‌بندی گزینه‌های منتخب، تمرکز استخدام‌کنندگان بر روی درخواست‌های منتخب و خودکار شدن بسیاری از وظایف معمول اداری، در نهایت باعث تصمیم‌گیری بهتر و جذب نیروی ایده‌آل خواهد شد.
طبق پژوهش‌های صورت‌گرفته، 80 درصد از استخدام‌کنندگان اعتقاد دارند که از زمان استفاده از سیستم ردیابی متقاضی، کیفیت استخدام بالاتری را تجربه کردند که مهر تاییدی بر این مزیت ats است.
جمع‌بندی و سخن پایانی
در این مقاله پس از آشنایی با سیستم ats، به مهم‌ترین مزایای ATS پرداختیم. ATS که معادل فارسی آن سیستم ردیابی متقاضی است، یک نرم‌افزار مدیریت استخدام محسوب می‌شود. این سیستم، نقش بسیار موثری در ساده‌تر، سریع‌تر، هوشمندتر و کارآمدتر کردن فرایند جذب و استخدام سازمان‌های مختلف ایفا می‌کند.
خودکار کردن کارهای اداری خسته‌کننده و زمان‌بر، بهبود همکاری و مشارکت آسان افراد مرتبط در فرایند استخدام، خداحافظی با اتلاف وقت برای بررسی رزومه‌های غیرمرتبط، سرعت بخشیدن به چرخه استخدام و کاهش زمان استخدام، ساده‌سازی و سازماندهی فرایند استخدام، ارتقای برند کارفرمایی، بهبود تجربه کارجویان، ارائه گزارش‌های پیشرفته، یکپارچه‌سازی با سایت‌های کاریابی مختلف، تسریع روند استخدام، یکپارچگی داده‌ها و بررسی دقیق‌تر رزومه کارجویان، کاهش هزینه‌های استخدام و بهبود کیفیت استخدام، از جمله مهم‌ترین مزایای سیستم ATS به شمار می‌روند.
با استفاده از ATS می‌توانید فرایند استخدام را در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت پشت سر بگذارید و از این طریق، بهترین نیروهای کاری را در سازمان خود جذب و استخدام کرده و روزبه‌روز به اهداف خود در کسب‌وکارتان نزدیک‌تر شوید.
شما می‌توانید برای دریافت دموی رایگان کندو، با شماره 91302575-021 تماس حاصل فرمایید.