پس از اتمام نظرسنجی، نتایج کلی آن را در یک ایمیل با کارمندان خود به اشتراک گذاشتید. بعد از ایمیل اعلام نتایج نظرسنجی، جلسات مختلفی بین مدیر عامل، مدیران ارشد و میانی، تیم منابع انسانی و کارمندان سازمان برگزار و یک لیست کامل از اقدامات اصلاحی مورد نیاز تهیه شد. این لیست شامل اقداماتی است که در ماه‌های آینده دنبال می‌شوند تا شرایط کاری در سازمان شما بهبود پیدا کنند. در این صفحه می‌توانید بیشتر درباره نحوه نوشتن لیست اقدامات اصلاحی مطالعه و در این صفحه نیز می‌توانید نمونه لیست اقدامات اصلاحی که توسط کندو تهیه شده را مشاهده کنید.
نکات مهم درباره ایمیل لیست اقدامات اصلاحی
این ایمیل به همراه لیست اقدامات اصلاحی توسط مدیرعامل برای تمام کارمندان ارسال می‌شود. در متن ایمیل سعی کنید لحن مثبتی داشته باشید و از کارمندان برای مشارکت در فرآیند اجرای نظرسنجی و تهیه لیست اقدامات اصلاحی تشکر کنید. به طور واضح بیان کنید که نظرات آن‌ها در نظر گرفته شده است و حالا قرار است اقدامات لازم برای بهبود شرایط انجام شوند.
بهتر است در این ایمیل کارمندان خود را به مشارکت بیشتر و طرح سوال تشویق کنید. همچنین، در ماه‌های آتی آن‌ها را در جریان وضعیت انجام اقدامات مربوطه قرار دهید. همچنین، سعی کنید لیست را در فرمتی مانند پی‌دی‌اف که همه می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند، ارسال کنید. در متن ایمیل به این مسئله که فایل PDF لیست اقدامات اصلاحی به پیوست ارسال شده نیز اشاره کنید.
نمونه ایمیل‌های لیست اقدامات اصلاحی
در ادامه ۵ نمونه ایمیل پیشنهادی کندو برای ارسال لیست اقدامات اصلاحی با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند. پیشنهاد می‌کنیم از این ایمیل‌ها به عنوان یک راهنما استفاده کنید و متن آن‌ها را با توجه به فرهنگ سازمان خود تغییر دهید.
نمونه ۱
همکاران عزیز؛
امیدوارم حالتان خوب باشد. می‌خواهم یک بار دیگر از شما برای شرکت در نظرسنجی سازمانی [نام سازمان] که چندی پیش برگزار شد، تشکر کنم. نظرات ارزشمند شما به ما در شناسایی حوزه‌هایی که نیاز به بهبود داشتند، کمک کردند.
مفتخرم که اعلام کنم بر اساس نتایج نظرسنجی، لیست کاملی از اقدامات اصلاحی را تهیه کردیم تا با مشکلات اصلی موجود در [نام سازمان] مقابله کرده و شرایط کاری را برای شما عزیزان بهبود ببخشیم. این لیست پس از ارزیابی دقیق نظرات شما تهیه شده و باور داریم در ایجاد یک محیط کاری بهتر موثر خواهد بود.
فایل مربوط به لیست اقدامات ارسالی را به پیوست برایتان ارسال می‌کنم. لطفا آن را به خوبی مطالعه کنید و اگر سوال، پیشنهاد یا نظر دیگری داشتید، آن را با من در میان بگذارید. دیدگاه شما مهم است و توجه و همکاری شما در اجرای موفق این اقدامات تأثیر بسزایی خواهند داشت.
قصد داریم از تاریخ [تاریخ آغاز انجام اقدامات] این اقدامات را آغاز کنیم و به طور پیوسته شما را در جریان پیشرفت آن قرار خواهیم داد.
با تشکر از تعهد شما به [نام سازمان]. فراموش نکنید که ما در کنار هم می‌توانیم محیط کاری بهتر برای همه بسازیم.
با احترام
[نام]
مدیرعامل
نمونه ۲
همکاران عزیز؛
نظرات شما را ارزیابی کردیم و حالا وقت عمل فرا رسیده!
از اینکه در نظرسنجی شرکت کردید، بی‌نهایت سپاسگزاریم. بعد از اینکه نتایج آن را به طور دقیق بررسی کردیم، توانستیم با کمک شما لیستی از اقدامات مورد نیاز برای بهبود شرایط کار در [نام سازمان] تهیه کنیم. این لیست مانند نقشه راهی برای پیشرفت همه‌ی ما محسوب می‌شود.
اجرای این اقدامات را در تاریخ [تاریخ آغاز انجام اقدامات] آغاز خواهیم کرد. بی‌صبرانه منتظر شروع این فرآيند و به اشتراک گذاشتن میزان پیشرفتمان با شما هستیم. سفری هیجان‌انگیز را در [نام سازمان] آغاز کرده‌ایم که تنها با مشارکت و مهر شما ادامه‌دار خواهد بود.
لیست اقدامات اصلاحی به پیوست برایتان ارسال می‌شود.
با احترام
[نام]
مدیرعامل
نمونه ۳
همکاران عزیز؛
امیدوارم حالتان خوب باشد. مفتخرم که اعلام کنم پس از ارزیابی نتایج نظرسنجی سازمانی که اخیرا با کمک پلتفرم کندو برگزار شد، لیستی از اقدامات اصلاحی مورد نیاز [نام سازمان] را با کمک شما تهیه کرده‌ایم.
این لیست به پیوست برایتان ارسال شده. نظرات شما پایه و اساس این لیست هستند و ما تلاش کردیم بهترین راهکارها برای مواجهه با چالش‌های موجود در محل کار را پیدا کنیم. لطفا این لیست را مطالعه کنید و اگر سوالی داشتید، آن را با ما در میان بگذارید.
به زودی و از تاریخ [تاریخ آغاز انجام اقدامات اصلاحی] اجرای این اقدامات را آغاز خواهیم کرد. از تعهد شما به [نام سازمان] و تلاشتان برای بهبود آن، سپاسگزاریم.
با احترام
[نام]
مدیر عامل
نمونه ۴
همکاران عزیز [نام سازمان]؛
از اینکه در نظرسنجی سازمانی ما که چندی پیش برگزار شد شرکت کردید، قدردان شما هستیم. نظرات ارزشمند شما مسیری جدید برای پیشرفت و توسعه [نام سازمان] ایجاد کرده‌اند.
قدم بعدی چیست؟
تغییرات بزرگی در راه است. فایلی که به پیوست برایتان ارسال شده را مشاهده کنید. این فایل شامل لیست اقدامات اصلاحی است که اجرای آن‌ها را از تاریخ [تاریخ آغاز انجام اقدامات اصلاحی] آغاز خواهیم کرد. این لیست صرفا برنامه‌ای سطحی نیست؛ برای تهیه آن ساعت‌ها زمان صرف شده و در نهایت به نقشه‌ی راهی برای توسعه و بهبود شرایط کاری در [نام سازمان] تبدیل شده است.
نظری دارید که تا کنون آن را با ما به اشتراک نگذاشته‌اید؟ سوالی دارید؟ ایده‌ی جدید چطور؟ فراموش نکنید که ما همیشه از نظرات ارزشمند شما استقبال می‌کنیم.
از اینکه شانه به شانه‌ی ما در مسیر رشد و بهبود [نام سازمان] گام بر می‌دارید، متشکریم.
[نام]
مدیر عامل
نمونه ۵
همکاران عزیز؛
از تک تک شما که در نظرسنجی اخیر [نام سازمان] مشارکت کردید، صمیمانه قدردانی می‌کنم. پیشنهادات و نظرات شما در بهبود شرایط سازمان نقش مهمی ایفا می‌کنند.
پس از ارزیابی کامل نتایج نظرسنجی، لیستی از اقدامات اصلاحی را تهیه کردیم. در واقع، این لیست برنامه‌ای جامع برای پاسخگویی به مشکلات اساسی موجود در [نام سازمان] است.
لیست اقدامات اصلاحی به همراه این ایمیل برایتان ارسال شده. توصیه می‌کنم آن را به دقت بخوانید و سپس سوالات خود را با ما (من یا اعضای تیم منابع انسانی) در میان بگذارید. اقدامات پیش رو، در چند حوزه مختلف صورت می‌گیرند و امید داریم با کمک شما، اجرای آن‌ها را از تاریخ [تاریخ آغاز انجام اقدامات اصلاحی] آغاز کنیم.
ما به طور کامل از اهمیت یک محیط کاری سالم که در هر شرایطی از کارمندان خود حمایت می‌کند، آگاه هستیم و تمام تلاشمان را می‌کنیم که چنین محیطی برای شما عزیزان ایجاد کنیم. از اینکه همواره در انجام این کار ما را یاری می‌کنید، سپاسگزاریم.
با احترام
[نام]
مدیر عامل
جمع‌بندی
در این مطلب ضمن بررسی نکات مهم مربوط به ایمیل اطلاع‌رسانی درباره لیست اقدامات اصلاحی، ۵ نمونه ایمیل پیشنهادی توسط کندو را با شما به اشتراک گذاشتیم. فراموش نکنید که صادق و شفاف بودن با کارمندان درباره نتایج نظرسنجی و اقداماتی که باید انجام شوند، تأثیر زیادی در اعتماد آن‌ها به سازمان و مشارکتشان در نظرسنجی‌های آینده خواهد داشت.
