نظرسنجی ابزاری برای بررسی وضعیت تیم، پیدا کردن مشکلات، گفتگو با کارکنان و پیدا کردن راه‌هایی برای بهبود سازمان است. پس از اتمام نظرسنجی و بررسی کامل نتایج، زمان آن فرا می‌رسد که این نتایج را با کارکنان خود در میان بگذارید. در ادامه ضمن اشاره به نکات مهم مربوط به نگارش ایمیل اعلام نتایج، چند نمونه ایمیل پیشنهادی کندو را نیز با شما به اشتراک می‌گذاریم.
نکات مهم ایمیلهای اشتراک‌گذاری نتایج
ایمیل به اشتراک‌گذاری نتایج می‌تواند به طور مستقیم از سوی مدیر عامل برای تمام کارمندان ارسال شود. پیشنهاد می‌کنیم هنگام نگارش این نوع ایمیل، از تمرکز بیش از حد روی نکات مثبت و کوچک شمردن مشکلات اساسی سازمان خودداری کنید. این کار باعث می‌شود احترام و اعتماد کارمندان نسبت به سازمان از بین برود. همچنین، بهتر است یک بار دیگر از همه‌ی افراد برای شرکت در نظرسنجی و به اشتراک گذاشتن نظراتشان تشکر کنید. سعی کنید به کارمندان خود اطمینان دهید با اتمام نظرسنجی، فرآیند اصلاح و بهبود سازمان به پایان نرسیده و قصد دارید اقدامات اصلاحی مورد نیاز را انجام دهید.
نمونه ایمیلهای اشتراک‌گذاری نتایج
در ادامه، ۵ نمونه از ایمیلهای پیشنهادی کندو را در اختیار شما قرار داده‌ایم. شما می‌توانید با توجه به فرهنگ سازمان خود، این ایمیل‌ها را شخصی‌سازی کنید.
نمونه ۱
با سلام؛
یک بار دیگر از تمام افرادی که در نظرسنجی سازمانی ما شرکت کردند، تشکر می‌کنم!
نتایج نظرسنجی سازمانی [نام سازمان]:
به طور کلی، بازخوردهای مثبت زیادی از کارکنان دریافت کردیم. همچنان بررسی داده‌ها را ادامه خواهیم داد، اما در حال حاضر، می‌خواهیم چند نکته کلیدی مربوط به نتایج را با شما به اشتراک بگذاریم.
در تجزیه و تحلیل نتایج و جستجوی راهکارهای احتمالی، روی حوزه‌های کلیدی مثبت و منفی تمرکز خواهیم کرد تا بتوانیم [نام سازمان] را به مکانی عالی برای کار کردن تبدیل کنیم.
سه حوزه‌ای که بیشترین امتیاز را از شما دریافت کردند: [موارد زیر را با توجه به نتایج به دست آمده در سازمان خود، تغییر دهید.]
- اعتماد بین کارکنان
- رضایت شغلی
- کار گروهی
سه حوزه‌ای که کمترین امتیاز را از شما دریافت کردند: [موارد زیر را با توجه به نتایج به دست آمده در سازمان خود، تغییر دهید.]
- مزایا
- احساس ارزشمندی
- کفایت مدیریت
قدم بعدی چیست؟
بررسی نتایج را ادامه می‌دهیم و به دنبال راهکارهایی برای بهبود محیط کار خواهیم بود. در هفته‌های آینده، اطلاعات جزئی‌تری درباره نتایج این نظرسنجی با شما به اشتراک می‌گذاریم و کم‌کم لیستی از اقدامات اصلاحی مورد نیاز تهیه خواهیم کرد.
از اینکه می‌توانیم در کنار شما محیط کاری بهتری بسازیم، خوشحالیم. از همکاری شما در فرآیند اجرای این نظرسنجی بی‌نهایت سپاسگزاریم.
با احترام
[نام]
مدیر عامل
نمونه ۲
با سلام؛
همانطور که می‌دانید، نظرسنجی سازمانی ما در تاریخ [تاریخ اتمام نظرسنجی] به اتمام رسید و از آن زمان تا کنون، مشغول بررسی نتایج آن بوده‌ایم. در [تاریخ بررسی نتایج توسط مدیریت سازمان]، تیم اجرایی نتایج نظرسنجی را بررسی کرد و اکنون مشتاقانه منتظر به اشتراک گذاشتن آن با همه‌ی شما است.
چند نکته‌ی مهم:
سه حوزه‌ای که از نظر شما در آن‌ها بهترین عملکرد را داشته‌ایم، عبارتند از: [موارد زیر را با توجه به نتایج به دست آمده در سازمان خود، تغییر دهید.]
- اعتماد بین کارکنان
- رضایت شغلی
- کار گروهی
تیم اجرایی سه حوزه زیر را برای بهبود در سطح سازمان در نظر گرفته است: [موارد زیر را با توجه به نتایج به دست آمده در سازمان خود، تغییر دهید.]
- مزایا
- احساس ارزشمندی
- کفایت مدیریت
به نظر ما، تمرکز روی این حوزه‌ها تاثیر زیادی بر بهبود فرهنگ/اهداف/استراتژی‌های سازمان ما داشته و آن را به یک محیط کار بهتر تبدیل خواهد کرد. در جلساتی که برای تهیه لیست اقدامات اصلاحی با تیم‌ها برگزار می‌شوند، این سه حوزه را با دقت بیشتری بررسی می‌کنیم و می‌کوشیم استراتژی‌هایی برای بهبود آن‌ها پیدا کنیم. تاریخ این جلسات متعاقبا به شما اعلام خواهد شد.
از اینکه در راستای بهبود تجربه کاری در [نام سازمان] همواره همراه ما هستید، متشکریم. اگر سوالی دارید، حتما آن را با ما به اشتراک بگذارید.
با احترام
[نام]
مدیرعامل
نمونه ۳
همکاران عزیز؛
خوشحالم که می‌توانم نتایج نظرسنجی [نام نظرسنجی] که به تازگی توسط پلتفرم کندو برگزار شد را با شما به اشتراک بگذارم. [تعداد شرکت کنندگان] نفر در این نظرسنجی شرکت کردند. خلاصه‌ای از نتایج این نظرسنجی را در این ایمیل با شما در میان می‌گذارم.
به طور کلی، نتایج نظرسنجی فرصتی برای بهبود عملکرد در حوزه‌هایی مهم را در اختیار ما قرار می‌دهند. خوشحالم که می‌بینم کارمندان به کار تیمی و امنیت محل کار [این دو مورد را با توجه به نتایج نظرسنجی سازمان خود تغییر دهید] اهمیت زیادی می‌دهند و معتقدند که ما عملکرد خوبی در این دو حوزه داشته‌ایم. همچنین، از نظر کارمندان، حوزه‌هایی مانند مزایا و احساس ارزشمندی [این دو مورد را با توجه به نتایج نظرسنجی سازمان خود تغییر دهید] نیازمند توجه بیشتری از سوی مدیریت هستند.
از اینکه در نظرسنجی شرکت کردید، متشکریم. نظرات شما ارزشمند هستند و با کمک آن‌ها، در جلسات آینده‌ای که بین مدیران ارشد، مدیران میانی و اعضای تیم‌ها برگزار می‌شود، راهکارهایی برای بهبود شرایط کار در [نام سازمان] پیدا خواهیم کرد. تداوم تلاش برای بهبود عملکرد سازمان برای ما اهمیت زیادی دارد و در موفقیت‌های آینده‌ی آن نقش مهمی خواهد داشت.
با احترام
[نام]
مدیرعامل
نمونه ۴
همکاران محترم [نام سازمان]؛
از اینکه در نظرسنجی اخیر ما مشارکت کردید، متشکریم. نظرات ارزشمند شما باعث شدند بتوانیم حوزه‌هایی را که نیازمند بهبود بودند، شناسایی کنیم. به شما اطمینان می‌دهیم که مدیریت به کمک تیم منابع انسانی متعهدانه در تلاش هستند تا چالش‌ها و مشکلاتی که شما در محل کار با آن‌ها مواجه می‌شوید را برطرف کنند.
با بررسی نتایج نظرسنجی، متوجه شدیم که برخی حوزه‌ها به توجه بیشتری نیاز دارند و در عین حال، در بعضی از بخش‌ها نیز عملکرد خوبی داشته‌ایم:
- بعضی از بخش‌هایی که در آن‌ها بالاترین امتیاز را گرفتیم عبارتند از: [حوزه ۱ و ۲. برای مثال: بازخورد و رشد حرفه‌ای]. این به این معناست که [برای مثال: کارمندان باور دارند بازخورد مناسبی دریافت می‌کنند که روی درک مسئولیت‌ها و مسیر پیشرفت حرفه‌ای آن‌ها تاثیر مثبتی دارد].
- بعضی از حوزه‌هایی که در آن‌ها کمترین امتیاز را گرفتیم عبارتند از: [حوزه ۱ و ۲. برای مثال: ارزش‌های مشترک و اعتماد]. این به این معناست که [برای مثال: باید روی مهارت‌های کار گروهی بیشتر تمرکز کرده و بکوشیم با صداقت و اعتماد با همدیگر رفتار کنیم].
در هفته‌های آتی جلساتی برای تهیه لیستی از اقدامات اصلاحی مورد نیاز برای مواجهه با چالش‌های مهم برگزار خواهند شد. نسخه نهایی این لیست را پس از تکمیل آن با شما به اشتراک می‌گذاریم.
فراموش نکنید که با پایان نظرسنجی، کار ما تمام نشده است. همواره راه‌هایی برای پیشرفت افراد و تیم‌ها در [نام سازمان] وجود دارد. شما با شرکت در نظرسنجی، نقش مهمی در بهبود محیط کار خود ایفا کرده‌اید. اگر سوال یا پیشنهادی درباره فرآیند تهیه لیست اقدامات دارید، حتما آن را با من در میان بگذارید.
متشکرم
[نام]
مدیر عامل
نمونه ۵
همکاران محترم؛
می‌خواهم از اینکه در نظرسنجی سازمانی [نام سازمان] شرکت کردید، از شما تشکر کنم. مشارکت [درصد مشارکت] درصدی شما عالی بود و نشان داد به محل کار خود اهمیت می‌دهید و حاضر هستید در راستای پیشرفت و بهبود آن گام بردارید.
این نظرسنجی این امکان را فراهم کرده تا احساس شما نسبت به کار کردن در [نام سازمان] را متوجه شویم. حالا ما اطلاعات کاملی از نظرات شما نسبت به عملکرد مدیریت، فرهنگ، ارتباطات، نحوه عملکرد سازمان و اهداف آینده آن، در دست داریم.
من و تیم محترم منابع انسانی زمانی را به بررسی نتایج نظرسنجی اختصاص دادیم. می‌دانیم که تنها راه قدردانی از شما برای تعهدتان به سازمان، شفاف بودن درباره اهداف و استراتژی‌های آینده [نام سازمان] و تلاش برای بهبود شرایط کار در آن است.
بر اساس نتایج نظرسنجی، دریافتیم که عملکرد خوبی در حوزه‌هایی مانند احساس ارزشمندی و مزایا داشته‌ایم. با این حال، حوزه‌هایی مانند اعتماد بین کارکنان و کار گروهی نیازمند بهبود هستند. [این موارد را با توجه به نتایج به دست آمده در سازمان خود، تغییر دهید.]
در قدم بعدی، با کمک مدیران ارشد، مدیران میانی، تیم منابع انسانی و شما عزیزان، لیستی از اقدامات مورد نیاز برای مواجهه با چالش‌های موجود در [نام سازمان] تهیه خواهیم کرد.
یک بار دیگر از مشارکت شما در نظرسنجی قدردانی می‌کنیم.
با احترام
[نام]
مدیر عامل
جمع‌بندی
به اشتراک گذاشتن نتایج کلی و حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند برای کسب اعتماد کارمندان و ایجاد احساس مثبت نسبت به مشارکت در نظرسنجی، از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مطلب نکات مربوط به ایمیل اطلاع‌رسانی نتایج را مرور کرده و ۵ نمونه پیشنهادی کندو را با شما به اشتراک گذاشتیم. به یاد داشته باشید که پس از اعلام نتایج، باید لیستی از اقدامات اصلاحی مورد نیاز تهیه کنید و آن را نیز با کارمندان به اشتراک بگذارید. اینجا می‌توانید نمونه ایمیلهای به اشتراک گذاشتن لیست اقدامات اصلاحی را مشاهده کنید.
